Diverse projecten bij het Ronald McDonald Kinderhuis

Hoe brengt HighQ finance verder bij het Ronald McDonald Kinderhuis.

Naast de inzet van onze interim manager Bob Maijenburg, die twee dagen per maand de administrateur van het Ronald McDonald Kinderfonds in de Bilt ondersteunt, brachten  interim managers Antonio Terrizzi, Suzanne Jongenelen en Bart Verheijden de afgelopen maanden het Ronald McDonald Kinderfonds ook verder in finance.

Antonio en Bart vertellen over de (sponsor)opdracht bij het Ronald McDonald Kinderfonds:

“Momenteel heeft het Ronald McDonald Kinderfonds diverse financiële projecten die wegens tijdgebrek niet opgepaktkunnen worden. Wij hielpen diverse (vakantie)Huizen bij een aantal van deze projecten.  

“Wij vonden het leuk om een steentje bij te kunnen dragen aan het Kinderfonds. Niet alle projecten zijn nog afgerond. Enkele HighQ-collega’s nemen onze werkzaamheden over en kunnen ook aan de slag met nieuwe projecten.Met het eindresultaat helpen wij uiteindelijk alle (vakantie)Huizen, medewerkers en vrijwilligers verder in finance! Dat is het mooie van deze (sponsor)opdracht.” 

Projecten

en

Resultaten: 

Inventarisatie van de onderhoudsplannen van de diverse Huizen
De onderhoudsplannen/voorzieningen werden in kaart gebracht met bepaling van de jaarlijkse dotatie. Daarnaast werden voor de kostenpost ‘groot onderhoud’ de reeds gemaakte kosten en verwachte uitgaven in kaart gebracht. Uiteindelijk werd er een  standaard werkbeschrijving voor opgesteld zodat alle (vakantie)Huizen in de toekomst zelf het overzicht houden op het budget van de onderhoudsplannen.

Voorziening De Kindervallei

In Valkenburg (LB) is de voorziening De Kindervallei gevestigd. Voor de reservering van de Kamers wordt daar gewerkt met een bepaald reserveringssysteem en voor de financiële administratie wordt met AccountView gewerkt. De gegevensoverdracht tussen deze twee systemen verloopt niet soepel. Aan ons was de uitdaging om de overdracht tussen de systemen goed te laten verlopen.

Opstellen van diverse werkbeschrijvingen

Het Ronald McDonald Kinderfonds heeft (vakantie)Huizen door heel Nederland. Waarbij ieder Huis een eigen administratiesysteem heeft. Veel (vakantie)Huizen werken met vrijwilligers, zij verzorgen ook de administratie. Niet iedere vrijwilliger heeft administratieve ervaring. Dit maakt het voor het hoofdkantoor in De Bilt lastig om alle administratie inzichtelijk te krijgen. Zij zijn op zoek naar een eenduidige manier van werken voor alle (vakantie)Huizen. Om dit te realiseren dienen alle rekeningschema's van de (vakantie)Huizen hetzelfde te zijn. Belangrijk hierbij is ook het opstellen van een goede werkbeschrijving zodat iedere "Huiseigenaar" alles zelf kan inboeken. Voor alle werkprocessen hebben wij gespecificeerde werkbeschrijvingen opgesteld zodat voor alle (vakantie)Huizen én het hoofdkantoor de administratie werkbaar is.

Resultaten

• Instellingen van financiële systemen (VIPS en Accountview) opnieuw ingericht, waardoor alle facturen van 2011 in het systeem ingelezen kunnen worden.

• Voor alle Huizen zijn overzichten gemaakt van de onderhoudsplannen zodat de voorziening duidelijk opgesteld kan worden. Daarmee is er ook een duidelijke onderbouwing voor de accountant.

• Ieder Huis heeft uiteindelijk zelf het overzicht op het budget van de onderhoudsplannen.

Referentie

Marieke Feenstra, Controller bij het Ronald McDonald Kinderfonds:

"Door de ondersteuning van HighQ heeft het Kinderfonds in een relatief kort tijdsbestek een professionaliseringsslag kunnen maken. De analyse van de onderhoudsplannen heeft meer inzicht gegeven in de bestaande plannen. Voor de medewerkers  en vrijwilligers in de (vakantie)Huizen, voor wie financiële zaken geen specialisme is, is het belang van een goed meerjarenonderhoudsplan en de link met de onderhoudsvoorziening in de jaarrekening, door de werkzaamheden van HighQ, een stuk duidelijker geworden. In het begin was het voor velen een ‘ingewikkeld, onbelangrijk’ iets, maar nadat zij zich er met hulp in hadden verdiept, gaven zij aan door de analyse meer kennis en duidelijkheid over de materie te hebben, waardoor zij een voldaan gevoel hadden en duidelijk iets hadden geleerd!"

"Kennis en ondersteuning bij het voeren van de financiële administratie is van groot belang voor een juiste verantwoording van de (financiële) processen van onze organisatie. Inmiddels heeft het Ronald McDonald Kinderfonds 18 (vakantie)Huizen; dit aantal zorgt ervoor dat het een uitdaging is om alle (vakantie)Huizen voldoende te ondersteunen bij het voeren van de financiële administratie. Dit geldt zeker voor de (vakantie)Huizen die voor het eerst met Accountview werken of bij (vakantie)Huizen waar met koppelingen tussen systemen wordt gewerkt. Door de inzet van HighQ hebben we bij de Ronald McDonald Kindervallei locaal ondersteuning kunnen bieden aan de medewerkers waardoor de kennis op financieel gebied is vergroot en we beter in staat zijn om tijdig juiste rapportages over de performance op te stellen."

Bekijk hier het overzicht van onze praktijkcases.