De 7 lessen van een implementatie van een ERP-pakket
Kennis
Gerard Bijleveld

Heeft u zelf weleens meegewerkt aan een implementatie? Of heeft weleens een implementatie van dichtbij gezien? In de volgende blog worden diverse tips benoemd voor het succesvol implementeren van een ERP-pakket, zodat knelpunten worden voorkomen.

Het is eindelijk zover. De directie heeft besloten om te gaan investeren in een nieuw ERP-pakket. Iedereen blij, want het huidige pakket loopt toch echt wel op zijn laatste benen. De eerste stap is het formeren van een werkgroep die het nieuwe ERP-pakket moet gaan kiezen. De pakket eisen worden opgesteld en de werkgroep gaat voortvarend aan de slag. Verschillende leveranciers worden uitgenodigd en de casus wordt aan hen voorgelegd. Uiteindelijk komen ze tot een top 3. De werkgroep maakt een onderbouwd voorstel voor de directie, zodat zij een gefundeerde keuze kan maken. De voorkeur van de werkgroep is nr 1.

De directie bekijkt de top 3 en kiezen nr 2 van de lijst, want dit pakket is beter voor het imago van bedrijf. Het pakket past iets minder goed in de huidige bedrijfsvoering, maar hier komen we wel uit, wordt er gezegd.

Er wordt een implementatiepartner gekozen. Zij zullen het hele traject begeleiden en bewaken. Dan wordt de volgende cruciale fout gemaakt. De werkgroepen worden gemaakt per afdeling. De enige afdeling/werkgroep die overstijgend is, is de afdeling ICT. Ondanks alle tegenwerpingen van de afdeling finance & control wordt het geen overstijgende werkgroep. Hier ontstaat het begin van het eiland denken. De implementatiepartner ziet dit anders en zij beloven de samenhang te bewaken. Zij zullen zoals afgesproken, de opdracht bewaken. Het uitgangspunt is een standaard implementatie met zo weinig mogelijk maatwerk.

De werkgroepen gaan voortvarend aan de slag. Intussen gaat het wringen qua werkdruk, want het werk dient naast de dagelijkse werkzaamheden te worden gedaan. Om dit op te lossen worden er interim medewerkers ingehuurd. Zij zorgen inderdaad voor vermindering van de werkdruk. Het project gaat gestaag verder en de deadline voor life gang is inmiddels bekend. Dit zorgt voor nieuwe stress, want er moet nog veel werk worden verzet. Inmiddels dijt het project langzaam maar zeker uit, want dan pas blijkt dat de business en wetgeving toch wat ingewikkelder is dan gedacht. En men wil blijven werken zoals men gewend is. Dit heeft tot gevolg dat er steeds meer maatwerk bij komt. Dit zorgt voor extra kosten, zowel nu als in de toekomst met een update. De directie en de implementatiepartner keuren het allemaal goed.

Dan is het moment van testen aangebroken. Door al het meerwerk ligt het project achter op schema en is de implementatiedatum al verschoven. Gelukkig zijn er wel al delen getest maar nu begint de test van de hele doorloop van het proces van purchase to pay en van order to cash. Deze test loopt helaas niet geheel volgens plan. Doordat finance & control niet procesoverstijgend is ingedeeld, blijkt dat er een aantal processen niet goed op elkaar zijn afgestemd. Als er nu toch life gegaan zou worden, dan kunnen er geen verkoopfacturen worden verstuurd en de inkoopfacturen kunnen bijvoorbeeld niet gekoppeld worden aan de juiste inkooporder. Dus voorlopig een no go! Dit leidt ertoe dat de implementatie opnieuw zal moeten worden uitgesteld. Kost tijd, geld en zorgt voor ergernis op alle niveaus.

Inmiddels is het zo vaak uitgesteld dat er niemand meer is, die het lef heeft om een “no go” af te geven. Dus men gaat (tegen beter in) toch life. Dit heeft tot gevolg dat er inderdaad problemen ontstaan.

De 7 tips: wat kunnen we hier van leren?

· Bewaak de grenzen van het project;

· Neem genoeg tijd voor het project en houdt rekening met tegenvallende tests, daar zijn tests nu eenmaal voor bedoeld; om de fouten eruit te halen. Een testperiode is ervoor om fouten te signaleren, deze op te lossen en om weer te testen;

· Huur tijdig extra capaciteit in;

· Maak goede afspraken met de implementatiepartner en stel garanties;

· Deel de afdeling finance & control werkgroep overstijgend in, zodat alle administratieve stromen goed verwerkt kunnen worden door het systeem;

· Kies dat pakket wat het beste bij het bedrijf past en toekomstbestendig is; Maak ook binnen de directie van te voren afspraken over selectiecriteria, want dat voorkomt een gekleurde keuze;

· Tijdsdruk is goed maar niet als de gevolgen groter zijn dan de tijdswinst.

Inschrijven
Nadat jij je hebt ingeschreven sturen we je een bevestiging via de email.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Onderwerpen:
Over de auteur
Gerard Bijleveld

Gerard Bijleveld is Financieel Interim Manager bij HighQ.