Lean en Process Mining
Kennis
Romy van der Gun

In eerste oogopslag lijken handelingen en processen binnen een bedrijf goed in kaart te zijn gebracht en dit geeft de leiding van het bedrijf het gevoel dat zij overzicht over deze processen hebben. Toch blijkt in de praktijk dat zij minder overzicht en controle hebben dan zij denken. Vaak ontbreken de noodzakelijke inzichten in de prestatie en optimalisatie van de processen van hun organisatie.

Lean

Lean komt vaak als oplossing naar boven wanneer bedrijven meer inzicht in hun processen willen verkrijgen. Lean Management kent een rijke historie die begonnen is in Japan. De kern van Lean Management draait om het voldoen aan de wens van de klant, waarbij processen uitgevoerd worden met zo min mogelijk verspilling. Lean maakt gebruik van gereedschappen en technieken, die de organisatie helpen bij het tegengaan van verspilling en bij het maximaliseren van klantwaarde. Hoewel die gereedschappen belangrijk zijn, spelen mensen binnen Lean ook een grote rol. De implementatie van Lean legt evenveel nadruk op de rol van de mensen als op de rol van methoden, gereedschappen en technieken. Een belangrijke vereiste voor het succesvol implementeren van Lean-technieken is een Lean-cultuur binnen een organisatie.

De grondbeginselen van Lean

Om tot de implementatie van Lean in een organisatie te komen, moeten vijf stappen doorlopen worden. Deze stappen kunnen gezien worden als de grondbeginselen van Lean. De eerste stap gaat over het vaststellen van de waarde voor de klant. Dit kan gedefinieerd worden in termen van producten/diensten met specifieke eigenschappen die aangeboden worden tegen een bepaalde prijs. Bij de tweede stap dient de waardestroom per product geïdentificeerd te worden. Het is noodzakelijk om naar een waardestroom per product in plaats van een waardestroom per proces, afdeling of business units te kijken. Stap drie gaat over het laten stromen van de waarde. Er moet gefocust worden op het product/dienst en de behoeftes zodat alle activiteiten die nodig zijn om een product/dienst voort te brengen in een continue flow gebeuren. Binnen deze flow wordt gestreefd naar een goede balans van capaciteiten, wanneer er sprake is van onbalans, zorgt dit voor voorraden. De vierde stap gaat over het trekken van waarde door de klant (PULL). Er wordt niet geproduceerd totdat het nodig is. Hierbij wordt de productie gestuurd door de actuele behoefte van de klant. De vijfde en laatste stap van de implementatie van Lean, gaat over het nastreven van perfectie. Lean is een continue proces, omdat er aan het reduceren van verspillingen geen einde komt. Er wordt geen genoegen genomen met de huidige situatie, maar altijd gekeken naar de volgende verbetering.

Wat is Lean Six Sigma

Lean wordt vaak gebruikt in combinatie met Six Sigma. Six Sigma is een organisatorisch en methodologisch raamwerk om continue verbetering in een organisatie vorm te geven en is ontstaan in de jaren ’80 bij het Amerikaanse bedrijf Motorola. Lean Six Sigma is een methodiek om processen te verbeteren op basis van een vast stappenplan en op basis van data. Deze data bestaat vaak uit cijfers, getallen en gegevens. Sigma is een statistische maat voor de variatie die te vinden is in een proces. Het geeft aan in hoeverre de producten of diensten voldoen aan de specificaties of verwachtingen. Hoe hoger het Sigma-niveau, hoe beter het bedrijfsproces wordt beheerst en des te minder fouten.

Het stappenplan wat binnen de Lean Six Sigma methodiek doorlopen wordt, bestaat uit vijf stappen en wordt vaak afgekort als DMAIC. Het stappenplan bestaat uit de volgende DMAIC-stappen:

  1. Define
    Binnen deze stap wordt het probleem gedefinieerd. Er wordt een verbeterproject geselecteerd en er wordt bepaald wie de projectleider is en wie gaan helpen bij het uitvoeren van dit project. Er wordt gekeken naar de stakeholders binnen het project en het proces wordt in kaart gebracht.
  2. Measure
    Binnen de Measure-fase worden de prestaties van het proces meetbaar gemaakt door één of meerdere karakteristieken te selecteren, de eisen aan deze kwaliteitskarakteristieken te specificeren en de betrouwbaarheid van de meetmethode te verifiëren.
  3. Analyze
    Na het meten en verzamelen van de gegevens, kunnen de gegevens geanalyseerd worden. Het huidige gedrag van het proces wordt gemeten in relatie tot de vastgestelde karakteristieken. Daarnaast wordt het gedrag van de karakteristieken geanalyseerd om invloedsfactoren te identificeren. Tot slot wordt er gekeken naar de stabiliteit van het proces.
  4. Improve
    Tijdens de Improve-fase gaan de actuele prestaties verbeterd worden door te zoeken naar de optimale instelling van de invloedsfactoren op de karakteristieken. Op grond van de gevonden relatie tussen invloedsfactoren en procesprestaties worden nieuwe procesinstellingen bepaald, die moeten leiden tot verbeteringen.
  5. Control
    Tot slot moet de verbeterde situatie beheerst worden en moet terugval voorkomen worden. Met behulp van verschillende technieken kan het proces beheerst worden. Alle metingen zullen opgenomen worden in een control plan. Er worden audits uitgevoerd die ervoor moeten zorgen dat de verbetering blijvend is.

Bron: Go Lean Six Sigma

Wat is Process Mining?

Process Mining is een datagedreven methodiek van procesonderzoek. Een database, bijvoorbeeld een ERP-systeem maakt loggegevens aan wanneer er activiteiten plaatsvinden. Deze loggegevens vormen een feitelijke bron waarmee procesanalyse kan worden uitgevoerd. Om Process Mining uit te kunnen voeren, zijn een ‘case ID’, ‘activity’ en een ‘timestamp’ nodig. Denk bijvoorbeeld aan een factuurnummer (case ID), welke wordt ingeboekt (activity) op een bepaald moment (timestamp).

Met behulp van Process Mining is het mogelijk om een diepgaande analyse uit te voeren op verschillende processen. Neem bijvoorbeeld een crediteurenproces, waarmee je doormiddel van bovenstaande variabelen kan onderzoeken hoe verschillende facturen het proces hebben doorlopen (zowel qua volgorde als doorlooptijden), echter betekent meer variabelen in de dataset ook dat er meer ruimte is voor een sterkere procesanalyse. Als in de loggegevens bijvoorbeeld ook wordt vastgelegd welke gebruiker een activiteit heeft uitgevoerd, dan is het mogelijk ook daarop onderzoek verder toe te spitsen.

Process Mining kent een aantal toepassingen:

  1. Process discovery: het in kaart brengen van het daadwerkelijke proces en de verschillende procesvarianten;
  2. Conformance checking: controle op naleving van het gewenste proces en de checks & balances;
  3. Performance enhancement: verbeteringen van het proces, zoals verkorting van doorlooptijden, staan hierbij centraal.

Het toepassen van Process Mining in een Lean Six Sigma project

Process Mining en Lean Six Sigma zijn beide een op zichzelf staande analysemethode en bij het verbeteren van een project of proces wordt vaak niet gelijk gedacht aan een combinatie tussen deze twee methodes. Process Mining en Lean Six Sigma kunnen elkaar goed aanvullen. Process Mining is een sterke methodiek om processen te analyseren, omdat er naar data (feitelijke gegevens) wordt gekeken. Daarnaast maakt dit het mogelijk een completer inzicht te krijgen in het procesverloop en eventuele problemen binnen het proces. Lean Six Sigma kent een stappenplan, wat begint bij het vaststellen van het probleem en eindigt bij het verbeteren van de prestaties en het behouden van de verbeterde situatie. Beide methodieken kunnen elkaar daarmee versterken, zoals hieronder is geschetst.

Tijdens de Define-fase wordt het probleem in kaart gebracht. Met behulp van Process Mining kunnen enkele inzichten worden verkregen, zoals bottlenecks, rework loops en procesvariaties. De projectleider hoeft niet meer af te gaan op vermoedens, maar heeft harde gegevens om de start van een verbeterproject op te baseren.

De Measure-fase bestaat uit het meetbaar maken van de prestaties van het proces. Er wordt gekeken naar de huidige prestaties met behulp van geselecteerde karakteristieken. De betrouwbaarheid van de verzamelde informatie is binnen de Measure-fase belangrijk. Door validatie van de meetprocedure weten we zeker dat metingen kunnen vertrouwen. Door de met behulp van Process Mining verzamelde informatie over het proces, is het mogelijk om meer concrete vragen te stellen bij het afnemen van interviews. Dit helpt bij het vergroten van dat de betrouwbaarheid van de bevindingen.

Tijdens de Analyze-fase worden de verzamelde gegevens geanalyseerd. De vastgestelde karakteristieken worden vergeleken met het huidige proces. Ook wordt er gekeken naar de grootste invloedsfactoren op de karakteristieken. De kracht van Process Mining komt hier het meest tot zijn recht: met behulp van Process Mining is het mogelijk een diepgaande analyse uit te voeren op het proces. Het gehele proces kan worden gevisualiseerd, procesvarianten onderzocht, bewerkings- en doorlooptijden kunnen in kaart worden gebracht en uitschieters zijn sneller te traceren.

Voorbeeld: Een productieproces kent elke dag een constante productie van 100 stuks. Per dag wordt het aantal afgekeurde producten bijgehouden. Elke dag zit het aantal afgekeurde producten rond de 1,2 of 3 producten. Een paar dagen in de maand zijn er ineens 20 afgekeurde producten. Met Process Mining kan worden onderzocht of aan deze negatieve uitschieters gemeenschappelijke variabelen ten grondslag liggen.

Deze kennis zou ook anekdotisch vergaard kunnen zijn, of wellicht zichtbaar in een Excel-bestand. In dat geval is het echter moeilijker om de onderliggende oorzaak hiervan te achterhalen. Het ontdekken van deze uitschieters en trends, alsmede de veroorzakende variabelen, is makkelijker met een datagedreven techniek als Process Mining.

In de Improve-fase wordt er, op basis van de resultaten van de analyse, gekeken naar een verbetering van de actuele prestaties. Er wordt gezocht naar de optimale instelling van de invloedsfactoren op de karakteristieken. Het is van belang om onderscheid te maken tussen verbeteringen met een hoog slagingspercentage en verbeteringen met een laag slagingspercentage.

De daadwerkelijke impact van doorgevoerde verbeteringen kan met Process Mining-technieken worden gemeten. Stel dat het doel van een verbetering was om de doorlooptijd van het proces te verkorten, dan is het mogelijk om de dataset te splitsen in data vóór en data ná de wijziging, waarna de verschillen in kaart worden gebracht.

Tijdens de Control-fase is het van belang om de verbeterde situatie te behouden en een terugval te voorkomen. Er kunnen verschillende borgingstechnieken ingezet worden om het proces te blijven monitoren. Process Mining kan hierbij helpen, omdat er binnen Process Mining de mogelijkheid is om in dashboards het proces weer te geven. Hiermee kan er tijdig een terugval ontdekt worden en kan er bijgestuurd worden in geval van een terugval.

Process Mining kan in deze fase helpen met continue monitoring van het proces. Denk bijvoorbeeld aan een procesdashboard waarop de belangrijkste stuurinformatie is weergegeven, alsmede knelpunten in het proces. Een eventuele terugval is daarmee ook tijdig te ontdekken. Het dashboard kan op die manier een trigger vormen voor actie. Daarnaast draagt het mogelijk bij aan een cultuur van ‘continuous improvement’.

Conclusie

Kortom kan er geconcludeerd worden dat Lean Six Sigma en Process Mining succesvolle op zichzelf staande methodieken zijn die gebruikt kunnen worden bij de verbetering of optimalisering van een proces of project. Het toepassen van een combinatie tussen deze twee methodes kan bedrijven zeer goed helpen bij de verbetering of optimalisatie van hun proces of project. Lean Six Sigma en Process Mining vullen elkaar aan en kunnen gezamenlijk een nóg beter resultaat behalen.

Bent u na het lezen van deze blog benieuwd naar uw mogelijkheden op het gebied van Lean Six Sigma en Process Mining of wilt u meer te weten komen over deze onderwerpen? Neem dan direct contact met ons op. De professionals van HighQ kunnen u meer vertellen over de impact van beide methodes. Wij zijn bereikbaar op 0348 460 411 en via info@highq.nl

Inschrijven
Nadat jij je hebt ingeschreven sturen we je een bevestiging via de email.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Onderwerpen:
Over de auteur
Romy van der Gun

Tijdens haar studie Bedrijfseconomie heeft Romy zich verdiept in procesoptimalisatie en met succes de trainingen Lean Six Sigma Yellow Belt en Green Belt afgerond. Ze optimaliseerde een checklist-based controle van bestuursverslagen en werkte mee aan de uitvoer van controles. Ook was ze als stagiaire betrokken bij het samenstellen van jaarrekeningen. Romy heeft kennis van diverse softwareapplicaties, zoals MS Access, Exact Online en Caseware. Bovendien heeft deze veelzijdige financial een talenknobbel en beheerst zij naast de Nederlandse ook de Engelse, Duitse en Spaanse taal.