Wat is periodeafsluiting?

Of het nou maandelijks, per kwartaal of jaarlijks is, elke organisatie heeft ermee te maken: de periodieke afsluiting van de cijfers met vastgestelde controles, aansluitingen en periodeafsluiting van boekings gangen. Het liefst wil je de periodes tijdig, snel en volledig afsluiten én besparen op de accountantskosten. Hoe ziet een periodeafsluiting eruit, wat zijn de valkuilen en wat kan HighQ hierin betekenen voor jouw organisatie? Je leest het in deze blog. Meer weten over financiële rapportages in het algemeen? Lees dan hier onze blog “Wat zijn rapportages?”

Het proces van de financiële periodeafsluiting

‍Bij een periodeafsluiting wordt een financiële periode aan de hand van vastgestelde procedures gecontroleerd, inzichtelijk gemaakt en afgesloten. Dit kan over een periode van een dag, maand, kwartaal of jaar zijn. De boekhouding over deze periode dient sluitend te zijn. Betrokken bij dit proces zijn de afdeling administratie, de Business Controller en het management.

De 3 fases

Elk bedrijf richt de periodeafsluiting op zijn eigen manier in. Dit is afhankelijk van de branche, soort bedrijf en de informatiebehoefte. Globaal doorloop je bij een periodeafsluiting de volgende fases:

‍1. Administratie ‍

Allereerst zorgt de afdeling administratie dat alle administratie op orde is. Vaak wordt er voor de periodieke afsluiting gewerkt met deadlines waarop bepaalde cijfers van die periode compleet in het systeem moeten staan. Voorbeelden van cijfers zijn de debiteuren- en crediteurenadministratie, het contractbeheer en de salarisadministratie. De Business Controller controleert de administratie. Afwijkingen worden besproken en waar nodig gecorrigeerd.

2. Controle
Vervolgens is het van belang dat er wordt gecontroleerd of er nog posten open staan. Zijn er facturen die zijn blijven liggen of crediteurenposten die nog open staan? Zijn alle gewerkte uren geregistreerd in de salarisadministratie? Zijn voor de afgehandelde verkopen de facturen verstuurd? Dit soort vragen stel je jezelf af in de controle fase. Als alles klopt, kan de winst-en-verliesrekening over de periode worden opgesteld. Hier komen we later op terug.

3. Management
Vervolgens moet de periodeafsluiting inzichtelijk gemaakt worden voor en gepresenteerd worden aan het management. De periodeafsluiting wordt goedgekeurd door het management, de periode wordt afgesloten en er wordt vooruit gekeken naar de volgende periode.

De verschillende onderdelen

‍Aan de hand van verschillende onderdelen worden de uitgaven en inkomsten van de periode overzichtelijk in kaart gebracht. Zo is alle relevante financiële informatie voor het management overzichtelijk in kaart gebracht. De onderneming bepaalt zelf welke onderdelen zij in kaart brengt. De belangrijkste zetten we voor je op een rij. Als al deze cijfers inzichtelijk zijn gemaakt, worden ze samengevat in een overzicht, dat kan worden vergeleken met voorgaande periodes. Ook kan er een forecast worden gemaakt voor de komende periode. Afsluitend wordt de winst-en-verliesrekening opgemaakt. De belangrijkste onderdelen van de periodieke afsluiting zijn:

Salarisadministratie
Afschrijvingen
Reservering
Verkoopproces
Forecast volgende periode

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Door het opstellen van bijvoorbeeld een maandafsluiting, heb je meer grip op en inzicht in je cijfers. Aan de hand van deze periodeafsluiting kun je periodes met elkaar vergelijken en een prognose maken voor de volgende periode. Aan de hand van deze prognose kunnen doelstellingen worden opgesteld. En door financiële periodieke afsluitingen worden afwijkingen eerder geconstateerd en kunnen ze eerder worden rechtgezet. Ook worden cijfers op deze manier inzichtelijk gemaakt voor het management en andere afdelingen.‍

Hoe brengt HighQ de periodeafsluiting verder?

HighQ komt graag bij je aan tafel om het afsluitings proces optimaal in te richten, te automatiseren en uit te voeren. We kijken samen hoe we je afsluitproces kunnen verkorten en naar een volwassen niveau kunnen brengen. Dit doen we aan de hand van onze Closing Scan. Ook kunnen onze finance professionals pre-audit werkzaamheden uitvoeren ten behoeve van efficiëntere accountantscontroles.

Voor de ondersteuning van de financiële afsluiting is veel verschillende software beschikbaar. HighQ schuift graag aan om jouw afsluitings proces met een geschikte afsluitingstool te optimaliseren. Voor bepaalde softwaretoepassingen werken we samen met partners.  

Download onze whitepaper over planning & control

Natuurlijk is het voor een efficiënte periodeafsluiting ook belangrijk dat je de planning & control op orde hebt. In onze whitepaper ‘Bent u in control?’ lees je hier meer over en krijg je ook de HighQ Control Scan. Hiermee breng je het huis van planning & control goed in kaart. Daarnaast brengt het eindproduct van onze scan een rapport met concrete verbeterpunten, zodat jouw planning & control straks staat als een huis.

Whitepaper: Bent u in control?

Hoe geef je antwoord op de ogenschijnlijk makkelijke vraag ‘Bent u in control?’, terwijl dit in werkelijkheid zo lastig is? Daar krijg je in onze whitepaper antwoord op.