Balansdossiers: De “oh ja-lijst”

Voor velen begint deze week het nieuwe werkjaar. Het afgelopen jaar moet echter nog financieel worden afgesloten. Natuurlijk zijn er weinig verrassingen meer in het resultaat, want we zijn allemaal volledig in control... Toch?


Zo, en weer hebben we een jaar achter de rug. Voor velen begint deze week het nieuwe werkjaar. Op veel financiële afdelingen blijven we echter nog even in het verleden hangen. Het afgelopen jaar moet immers nog financieel worden afgesloten. Natuurlijk zijn er weinig verrassingen meer in het resultaat, want we zijn allemaal volledig in control... Toch?

 

Het hele jaar door maken we maandelijkse rapportages waarbij we natuurlijk de balansrekeningen niet vergeten. Maar toch, aan het einde van het jaar moet er een volledig balansdossier worden samengesteld. Dat stelt soms toch wat andere eisen aan de wijze van vastlegging en de volledigheid van onderliggende documentatie. Daarom in deze eerste donkere dagen van het nieuwe jaar een korte “oh ja-lijst” over het balansdossier.


1. Eén van de belangrijkste gebruikers van het balansdossier is de accountant. Maak daarom goede afspraken met de accountant:
   a. Veel accountants werken met een PBC-lijst (“prepared-by-client”) waarin de eisen aan het balansdossier al grotendeels zijn uitgewerkt.
   b. Welke grenzen hanteert de accountant qua materialiteit? Voor bedragen onder die grens hoeft vaak geen uitgebreide documentatie te worden gekopieerd of gescand.
   c. Welke documenten kunnen/mogen/moeten op papier en welke digitaal?
   d. Een onvolledig balansdossier leidt tot meer werk voor de accountant en dus tot een hogere rekening.
   e. Zijn er punten waarover je discussie verwacht? Ga zelf vroegtijdig de discussie aan en wacht niet tot het eindtraject van de jaarrekening. Hierdoor kun je onnodige vertraging voorkomen en daarmee veel stress over het al dan niet moeten uitstellen van publicatie of van vergaderingen van aandeelhouders en raad van commissarissen.

 

2. Zorg voor een logische opbouw van het balansdossier (een tabje per balanspost) en voor samenhang binnen de onderdelen. Zo is het bijvoorbeeld erg handig om alle stukken te nummeren en op een specificatie te verwijzen naar het nummer van het bijbehorende bewijsstuk. Hier kun je ook zelf jaren later nog blij van worden als je nog eens iets terug moet zoeken.

 

3. Maak een checklist met alle onderdelen van het dossier. In die lijst kun je per onderdeel vastleggen wanneer dit af moet zijn en wie er voor verantwoordelijk is.

 

4. Zorg dat alle relevante documenten door de verantwoordelijke manager zijn geautoriseerd voordat deze in het dossier worden opgenomen.

 

5. Eén van de eerste onderdelen in het balansdossier is natuurlijk een cijferbeoordeling. Hierin staat een overzicht van balans en resultaat ten opzichte van het budget en vorig jaar met een toelichting op bijzondere afwijkingen. Dit document ondersteunt de accountant en scheelt dus veel vragen. Daarnaast kan dit in latere jaren nog heel verhelderend zijn voor meerjaren analyses.

 

6. Maak onderscheid tussen langlopende en kortlopende posten op de balans.
   a. Voor langlopende posten maak je een verloopoverzicht (beginstand, aflossingen, afschrijvingen, investeringen, etc.) met een onderbouwing van de verschillende mutaties.
   b. Van de kortlopende posten volstaat veelal een specificatie van de eindstand met een onderbouwing van de materiële bedragen in die specificatie.

 

7. Hoewel de benaming “balansdossier” anders suggereert, moeten ook de onderdelen van het resultaat niet vergeten worden. Denk daarbij onder andere aan:
   a. Aansluiting omzetbedragen met logistieke systemen.
   b. Aansluiting personeelskosten met verzamelloonstaat.
   c. Afschrijvingskosten ten opzichte van de materiele vaste activa.
   d. Controleberekeningen financiële baten en lasten.

 

8. Het is ook belangrijk om breder te kijken dan alleen de administratie. Denk nog eens na over belangrijke zaken die in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden of over de verwachtingen voor het komende jaar. Onderdelen die in een balansdossier thuis horen zijn bijvoorbeeld:
   a. Notulen AvA.
   b. Notulen MT.
   c. Informatie over lopende en/of dreigende rechtszaken.

 

Ten slotte wens ik iedereen veel succes met de jaarafsluiting. Hoewel steeds meer bedrijven al voor de jaarwisseling het meeste werk gedaan hebben, zijn er toch nog veel organisaties waar de druk op Finance in januari erg hoog is. Hopelijk kunnen bovenstaande tips bijdragen aan een soepeler proces. En mochten er dan toch knelpunten ontstaan, dan is er een simpele oplossing: www.highq.nl.

 

Wilt u reageren op dit artikel? Plaats hieronder uw reactie.

Klik hier om naar de homepagina van HighQ te gaan.

De schrijver

Ron Molenaar

Ron Molenaar is financieel directeur van HighQ.  Hij is register-accountant en heeft als accountant en interim manager veel kennis opgedaan op het gebied van accountancy, financial control, managementinformatie, procesmanagement en business control.

Neem contact op

Recente artikelen van Ron Molenaar

Populair