Is er een geheim voor geweldig teamwork?

Is succes maakbaar? Wat maakt een team wél succesvol en wat is de relatie met KPI’s?


 

Is succes maakbaar? Nee, daar geloof ik niet in. Maar als je weet wat de kritieke succesfactoren zijn en je voert die consequent uit, dan kom je een eind op de weg naar succes. En hoe weet je of je op het goede spoor zit? Juist, met een set aan KPI’s die relevant zijn om te sturen. Op 24 maart verloor het Nederlands voetbalelftal van Bulgarije, de nummer 71 van de FIFA wereldranglijst. Het team verloor kansloos, mede door individuele fouten, maar ook door collectief niet doen wat noodzakelijk was om te komen tot een goede teamprestatie. Het gaat mij er hier niet om één van de 17 miljoen bondscoaches te spelen. Er is genoeg over gezegd en geschreven. Maar wat mij wel triggerde: wat maakt een team wél succesvol en wat is de relatie met KPI’s? Weer tijd voor een blik achter de cijfers.

Niet functionerend team leidt tot demotivatie

De hamvraag is wat een team succesvol maakt en hoe het komt dat een team ineffectief kan zijn. Velen van ons hebben dat gevoel wel eens meegemaakt. Je bent onderdeel van een projectteam om wat op te leveren, bijvoorbeeld een verbeterde werkprocedure, de lancering van een marketingcampagne of nieuwe administratiesoftware. Maar ergens loopt het niet lekker. Het team dreigt uit elkaar te vallen in subgroepen, het delen van informatie verloopt stroef en afspraken worden niet nagekomen. Je doet een poging om het ter sprake te brengen, maar er is weinig waardering voor de, naar jouw idee, terechte feedback. Je hebt dan snel de neiging om te denken dat het aan de verschillende persoonlijkheden, gedragsstijlen en houding van de teamleden ligt. Demotivatie ligt op de loer. Je loopt er even niet zo hard meer voor. Kan een groepsgesprek nog helpen?

Vul de randvoorwaarden in

Hoe dan wel te komen tot een succesvol team? Ook ik heb wisselende ervaringen met teams die wel slaagden in het bereiken van de doelen en teams waar dat niet lukte. Ik merkte dat wanneer ‘het liep’ er een soort flow ontstond. Nog steeds ben ik er trots op dat ik lid was van een team dat een SAP R/3 implementatie deed binnen de gestelde tijd en het budget (!).

De expert op het gebied van groepen en organisatiegedrag, Richard Hackman, stelt dat teams het beste presteren als leiders in staat zijn de juiste randvoorwaarden te creëren. En dat is meer dan ‘Tsjakka’ roepen of in een bak met ijswater gaan zitten. Volgens Hackman* gaat het om het hanteren van de basisprincipes die bij de unieke situatie van het team passen. Er is dus niet een ‘one size fits all’ aanpak.

Wat zijn dan die kritieke succesfactoren die werkelijk essentieel? Dat zijn er dus vier:

  1. een sturende richting,
  2. een sterke structuur,
  3. een ondersteunende context, en
  4. een gedeelde mindset.

Sturende richting. De basis voor ieder team is het hebben van een richting die duidelijk is, de leden er bij betrekt en energie los maakt. Daar horen doelen bij die uitdagen en consequent worden nageleefd. De leden zijn volledig bekend met de KPI’s en de wijze hoe daar mee te sturen. Echt iedereen weet wat de bedoeling is. Een heldere richting voorkomt bijvoorbeeld een verschillende klantbenadering of afwijkende projectaanpak.

Sterke structuur. Een team heeft de juiste mix nodig aan het aantal leden, heldere uitgewerkte taken en procedures en normen die de groepsdynamiek bevorderen. Een sterk presterend team heeft leden met de juiste balans aan skills. Ik geloof niet dat ieder teamlid een superman of superwoman moet zijn, wellicht wel juist niet, want dat leidt tot haantjesgedrag. Het gaat om zijn totaliteit waarin mensen elkaar aanvullen in kennis en vaardigheden. Er moet een balans zijn in het voorkomen van groepsdenken en elkaar weten te vinden om aan te pakken. Dit betekent niet dat een team met veel leden automatisch leidt tot betere resultaten. Ook hier geldt ‘less is more’. Veel leden kan leuk zijn voor ‘het draagvlak’, maar zal de uitvoering verstikken. Een sterke structuur voorkomt dus dat een team als los zand aan elkaar hangt.

Ondersteunende context. Goede ondersteuning voorkomt de bekende ergernissen die ontstaan wanneer zaken niet blijken te werken. Dan hebben we het over het toepassen van een logisch beloningssysteem dat uitstekende prestaties passend weet te waarderen. En dan gaat het over het regelen van de informatievoorziening en het bieden van voldoende trainingsfaciliteiten. En IT-technisch moet alles ook kloppen. Dus simpel kunnen inloggen om bij de bestanden van het team te komen is een must. Ik kan het zeer vervelend vinden om in een vergadering te komen en te merken dat de stukken niet beschikbaar zijn omdat de verbinding het niet doet.

Gedeelde mindset. Minder tastbaar, maar minstens zo belangrijk, de gedeelde mindset. De aanwezigheid van de eerste drie factoren zal de gedeelde mindset van de teamleden absoluut bevorderen. De beleving dat ‘iedereen er voor gaat’ is fantastisch. De grootste killers van het team zijn het ‘wij-zij-denken’ en het selectief rondsturen van informatie. Niets zo vervelend als informatie willekeurig wordt verspreid en je er steeds zelf om moet vragen wat anderen reeds wel blijken te hebben. Een heldere structuur voorkomt dit. Als er binnen een team eenheid is in aanpak, een gemeenschappelijk doel en men weet elkaar te vinden als het een keer tegen zit, dan is er geen ruimte voor het destructieve wij-zij-denken. Het is aan de leden om met elkaar in gesprek te blijven. En neem ook de tijd voor elkaar om even te babbelen met een kop koffie. Het lijkt soft, maar versterkt de relaties binnen het team.

 

De KPI’s van het team

En hoe weet je nu of jouw team goed presteert? Ik hou persoonlijk van meten en weten met kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) en was blij verrast dat Hackman daar drie criteria voor geeft. Noem het de KPI’s van het team. De eerste is de output. Hoe goed presteert het team? Hoeveel werk brengt het team voort? Was er op tijd geleverd en binnen budget? De tweede team KPI is het vermogen tot samenwerken. In welke mate zijn de teamleden echt in staat gezamenlijk aan de doelen te werken? En het laatste criterium is de mate waarin de teamleden zich ontwikkelen. Neemt de kennis en de vaardigheden van de leden toe? Zijn ze beter in staat om problemen het hoofd te bieden en oplossingen te vinden? Evalueer periodiek jouw team aan de hand van deze criteria en je weet of je iets moet doen aan het verbeteren van de vier randvoorwaarden.

Waar ligt de uitdaging voor de financial? In alle aspecten kan de financial natuurlijk uitstekend een bijdrage leveren aan het succes van het team. Al is het maar dat hij of zij de verantwoordelijkheid neemt voor een adequate informatievoorziening, het bijwerken van de KPI’s en eens de tijd neemt om te praten met de andere teamleden om hun verhaal achter de cijfers te horen.

En had het Nederlands elftal wel gewonnen als het de vier randvoorwaarden had ingevuld? Loop dan de genoemde punten nog eens door. Het oordeel laat ik graag aan de lezer over. Er zijn tenslotte in dit land 17 miljoen bondscoaches.

 

* Zie ook Harvard Business Review, juni 2016, Haas en Mortensen.

Reageren Laat ons weten wat je vindt van deze blog. Velden gemarkeerd met een '*' zijn verplicht.
Naam *
E-mail (wordt niet getoond op de website) *
Reactie *

De schrijver

Eldert de Jager
Eldert de Jager is verbonden als partner en adviseur aan HighQ.
Neem contact op

Recente artikelen van Eldert de Jager

Populair