Power BI

De wereld om ons heen verandert voortdurend. Digitaliseren is daarbij een belangrijk fenomeen en Power BI wordt daarbij steeds belangrijker. HighQ is gespecialiseerd in Power BI en kan u daarbij helpen. Benieuwd naar het begrip Power BI? Lees nu verder.


De CFO heeft een volle agenda en wil graag een overzicht van de voortgang van de organisatie. Maar heeft u als CFO alle cijfers inzichtelijk? Welke KPI’s worden behaald en welke niet? Met behulp van bepaalde digitale innovaties is het mogelijk om verschillende data te visualiseren. De afgelopen jaren hebben organisaties filnk ingezet op digitalisering. Een organisatie ontkomt tegenwoordig niet aan digitale ontwikkelingen. Door middel van het inzetten van digitale hulpmiddelen, haalt de organisatie optimaal rendement uit de primaire bedrijfsvoering.

Een van de belangrijkste digitale ontwikkelingen van de laatste jaren heeft te maken met het inzetten van BI-tools. BI (Business Intelligence) staat voor het verzamelen van gegevens binnen een bepaalde bedrijfsvoering of binnen een bepaalde afdeling. Het kan omschreven worden als het proces van gegevens omzetten naar bepaalde informatie. Deze informatie moet vervolgens leiden tot kennis en adequate actie. Business intelligence heeft als doel competitief voordeel te creëren en de organisatie slimmer te laten werken. Dit wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd. Om deze reden wordt het gebruik maken van een bepaalde BI-tool de digitale innovatie waar uw organisatie niet aan ontkomt.

Gegegevensanalyses zijn noodzakelijk om in te spelen op bepaalde kansen en risico’s. Aan de hand van concurrerende analyses of rapportages van operationele patronen kan een organisatie het voordeel halen uit een gegevensstrategie als manier om de organisatiegroei te realiseren.

Volgens HighQ is groei realiseerbaar als iedere organisatie werkt volgens het zogenaamde Plan, Do, Check, Act systeem.

Iedere organisatie heeft bepaalde doelstellingen of KPI’s. Dit is het beoogde plan voor de organisatie. Vaak gaat na de formulering van bepaalde doelstellingen of KPI’s de primaire bedrijfsvoering door, maar wordt de voortgang van de doelstellingen of KPI’s niet optimaal gemonitord. Door middel van een goed ingerichte BI tool krijgt u de doelstellingen en KPI’s inzichtelijk. Hiervoor is een KPI-dashboard noodzakelijk. Als we het monitoren en beheersen van de KPI’s en doelstellingen vertalen naar het Plan, Do, Act, Ceck systeem, ziet het er als volgt uit.

Om het bovenstaande schema uit te kunnen voeren, is er een BI-softwaresysteem nodig. HighQ kiest voor PowerBi.

Power BI

Er zijn verschillende Bi-tools beschikbaar voor organisaties. Maar waarom kiest HighQ voor Power Bi? Met Power Bi kunt u verbinding maken met gegevens en deze gegevens vormgeven. Uiteindelijk kunt u van deze gegevens bepaalde rapportages maken. Daarnaast is Power Bi één van de meest gebruiksvriendelijke en goedkoopste BI-softwaresystemen. De voordelen van BI zijn:

  1. Power Bi is geïntegreerd met alle Microsoft applicaties. Power Bi is bijvoorbeeld naadloos geïntegreerd met Microsoft Excel. Hierdoor is de werkwijze overeenkomstig met Excel en is het een gebruiksvriendelijk systeem. Daarnaast zijn alle soorten documenten van Microsoft te implementeren in Power Bi.
  2. Overzichtelijk rapportages/visualisaties maken van de betreffende informatie
  3. Power Bi is overal beschikbaar. Power Bi is zowel op de laptop, smartphone als tablet te openen. De data is altijd en overal beschikbaar.
  4. Data, dashboards en rapportages zijn makkelijk te delen met anderen.
  5. Power Bi is ‘relatief’ goedkoop in vergelijk met andere BI softwaresystemen.

Plan: KPI’s formuleren

In organisaties worden KPI’s geformuleerd vanuit de missie, visie en strategische doelstellingen. Om de KPI’s te toetsen moeten er prestatie-indicatoren worden gesteld aan de strategische doelstellingen. Daarom kan het management de organisatie alleen bijsturen indien er prestatie-indicatoren aanwezig zijn, omdat op deze wijze getoetst wordt of de doelstellingen behaald worden.

Maar hoe stelt u KPI’s eigenlijk op? HighQ stelt een aantal tips op voor het opstellen van KPI’s:

  1. Het SMART formuleren van KPI’s.
  2. Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s.
  3. Het continu monitoren van de KPI’s.
  4. Stel je KPI’s geregeld bij.
  5. Niet te veel KPI’s opstellen.

Het SMART formuleren van de KPI’s:

De letters van SMART staan voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Hieronder staan de SMART-eisen verder toegelicht.

- Specifiek: De doelstelling moet duidelijk geformuleerd zijn, waarbij het duidelijk is waarnaar er verwezen wordt. Een doelstelling dient nauwkeurig en concreet omschreven te worden.

- Meetbaar: Een doelstelling moet meetbaar zijn. Er moet namelijk gemeten worden of de doelstelling behaald wordt of tussentijds bijgestuurd moet worden.

- Acceptabel: Om het personeel te motiveren, moet de doelstelling of norm acceptabel zijn voor de betrokkenen.

- Realistisch: Een KPI moet realistisch zijn. Wanneer een KPI niet realistisch is, werkt het demotiverend voor de betrokkenen.

- Tijdsgebonden: Om te kunnen monitoren en te kunnen bijsturen moet een KPI tijdsgebonden zijn. In de doelstelling moet namelijk worden aangegeven op welk termijn een bepaald doel gehaald moet worden.

Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s:

Om de KPI’s SMART te kunnen formuleren, moet er gekeken worden naar het verleden. Op basis van de informatie uit het verleden kan er ingeschat worden of een KPI haalbaar en/of acceptabel is. De historische gegevens geven namelijk een goed inzicht in de resultaten tot nu toe.

Het continu monitoren van de KPI’s en het bijstellen van KPI’s:

Of een KPI echt werkt weet u als Manager of CFO pas als u er mee aan de slag gaat. Na een paar weken is het nog niet te bepalen of een KPI werkt. Hierdoor wordt er vaak per kwartaal gekeken naar een bepaalde KPI. Na een kwartaal heeft een organisatie een duidelijk beeld van de status van de betreffende organisatie. Indien nodig moet een KPI worden bijgesteld.

Ook als de focus binnen de organisatie verandert moeten KPI’s meeveranderen. Er moet dus gekeken worden of de functie van de huidig KPI bij de nieuwe organisatiestrategie behouden wordt.

Niet te veel KPI’s:

Het nadeel van te veel KPI’s is dat het overzicht wordt verloren. Hierdoor kunnen KPI’s averechts met elkaar werken. Vaak is er een streven naar maximaal zes KPI’s per afdeling.

Do: Kpi dashboard inrichten

Een KPI-dashboard is een methode om KPI’s te visualiseren. De belangrijkste eigenschappen van een goed KPI-dashboard zijn overzicht, meetbaarheid en flexibiliteit van het dashboard. Hiervoor zijn BI-tools, zoals Power BI, uitermate geschikt. Hieronder is een voorbeeld van een KPI-dashboard te zien.

Overzichtelijk

Een KPI-dashboard dient overzichtelijk te zijn. Dit houdt in dat er niet meer informatie te zien is, anders dan nodig is voor de sturing van de organisatie. Less is more. Om het overzicht te bewaren, is de indeling uit de bovenstaande afbeelding gebaseerd op de vier perspectieven van de balanced scorecard een goede structuur.

Meetbaarheid

KPI’s zijn indicatoren die zijn gelinkt aan de kritische succesfactoren (KSF’s) van een organisatie. KPI’s maken KSF’s meetbaar. De kracht van een KPI-dashboard is dat de belangrijkste KPI’s direct inzichtelijk zijn voor het management, zodat er direct inzicht verkregen kan worden in de status van de organisatie.

Flexibiliteit

Een KPI-dashboard kan flexibel worden opgebouwd. Dit houdt in dat gegevens worden ingeladen, waarna deze in verschillende combinaties kan worden gevisualiseerd. Zo is het mogelijk interacties tussen bepaalde overzichten in- of uit te schakelen en veranderen visualisaties direct wanneer wordt gefilterd op bijvoorbeeld een bepaalde periode, productsoort of regio.

Check

Deze fase betreft het continu monitoren van de KPI’s en het toetsen van de resultaten. Het continu monitoren van de risico’s, kansen en KPI’s is erg belangrijk. Met behulp van het KPI-dashboard kan het management continu toetsen of de KPI’s beheerst worden.

Act

Indien het management in het KPI-dashboard constateert dat diverse KPI’s niet behaald worden of dat diverse risico’s niet beheerst worden, begint het proces weer bij stap één. Op deze manier kan het management bijsturen waar dat nodig is, zodat de organisatie ‘in control’ blijft en de KPI’s behaad worden.

Meer weten?

Het bovenstaande is een overzicht van de mogelijkheden die HighQ biedt op het gebied van BI-tools. Wilt u weten wat dat concreet voor u kan betekenen? Maak een afspraak met één van onze accountmanagers via info@highq.nl.

Reageren Laat ons weten wat je vindt van deze blog. Velden gemarkeerd met een '*' zijn verplicht.
Naam *
E-mail (wordt niet getoond op de website) *
Reactie *

De schrijver

Peter van Herk

Peter van Herk is directeur van HighQ. Hij heeft meer dan 20 jaar kennis en ervaring in het financieel interim management vak.

Neem contact op

Recente artikelen van Peter van Herk

Populair