Het is eindelijk zover! De directie heeft uiteindelijk toch besloten om te investeren in een nieuw ERP-pakket. De eerste stap is gezet, maar hoe moet het nu verder? Hoe ziet eigenlijk zo een ERP implementatie eruit en wat kan er allemaal misgaan? In deze blog wordt het implementatieproces uitgelegd samen met zeven tips voor het realiseren van een succesvol implementatie van een ERP-pakket. Lees gauw verder!
Wat is een ERP?
Maar voordat we vertellen hoe je een ERP succesvol kan implementeren, is het handig om eerst stil te staan bij wat een ERP nou eigenlijk inhoudt. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP is een systeem die binnen een organisatie alle bedrijfsprocessen automatiseert en met elkaar verbindt. Daarnaast worden alle gegevens en data van de verschillende afdelingen opgeslagen in een centrale database. Deze database is in de eerste instantie voor iedere medewerk inzichtelijk maar kan door middel van een beveiligingssysteem per werknemer worden afgeschermd.
Wat zijn de stappen voor een implementatie?
Nadat er een goedkeuring vanuit de directie is gegeven voor het investeren in een nieuw ERP-pakket, is het tijd om dit ook uit te voeren. Het komt vaak voor dat bepaalde stappen worden overgeslagen. Mensen willen meestal het voorwerk niet doen en willen gelijk aan de slag met het installeren van het systeem en alle knoppen uitproberen. Maar de sleutel tot een succesvolle implementatie is het doorlopen van alle stappen!
Stap 1: Vormen van een werkgroep
Voordat we het systeem hebben ingericht en op alle knoppen kunnen drukken, moeten we eerst een werkgroep of projectgroep oprichten. Met dit groepje zal je aan de slag gaan om het ERP-systeem uit te kiezen, te implementeren en in te richten. Kies dus de juiste mensen voor het groepje, het liefst van verschillende afdelingen.
Stap 2: Opstellen van de pakketeisen
Nadat het projectgroepje is gevormd, worden de wensen en eisen van een ERP-pakket in kaart gebracht. Zo vormt er een totaal plaatje aan welke vereisten de nieuwe ERP-pakket moet voldoen.
Stap 3: Uitnodigen van leveranciers
Nadat er totaal plaatje is gevormd met alle pakketeisen, is het nu tijd om verschillende leveranciers van ERP-pakketten uit te nodigen. Aan elke leverancier wordt de casus voorgelegd en zo wordt er gekeken wat de leveranciers voor het bedrijf kan betekenen. De projectgroep maakt een top drie van alle leveranciers en hun ERP-pakketten. De werkgroep maakt een onderbouwd voorstel voor de directie, zodat zij een gefundeerde keuze kan maken. De voorkeur van de werkgroep staat op nummer 1 in de top drie.
Stap 4: Kiezen van een implementatiepartner
In deze stap wordt er een implementatiepartner gekozen. Zij zullen het gehele implementatietraject begeleiden en bewaken. Een implementatiepartner zorgt ervoor dat er sprake zal blijven van een samenhang tijdens dit project. Vaak komt het voor dat de werkgroepen per afdeling wordt gemaakt. Hierdoor ontstaat er verschillende eilanden waarbij elke eiland meer aan zichzelf denkt dan aan het groter geheel. Een implementatiepartner ziet dit anders en bewaakt de volledige opdracht do orde samenhang intact te houden.
Stap 5: Inhuren van interim medewerkers
Het inhuren van interim medewerkers? Waarom is dit de volgende stap bij het implementeren vaneen ERP-pakket? Nou de verschillende werkgroepen zijn druk bezig met het implementeren van het nieuwe pakket. Maar dit moeten zij naast hun dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. De dagelijkse werkzaamheden kan namelijk niet op pauze worden gezet. Hierdoor ontstaat er een groot werkdruk en eventueel ook een werkachterstand. Om dit op te lossen worden vaak interim medewerkers gehuurd. Zij zorgen voor vermindering van de werkdruk door de dagelijkse werkzaamheden op te pakken. Hierdoor kunnen de werkgroepen zich meer focussen op de implementatie.
Stap 6: Testen, testen en testen!
Eindelijk is het zover. Na maandenlang gewerkt te hebben aan de implementatie is het nu tijd om de ERP-pakket te testen. Verschillende onderdelen binnen het pakket worden getest. Als deze testen met een positief resultaat is wordt nu het gehele doorloop proces getest. Dus het proces van purchase-to-pay tot order-to-cash wordt getest. Het kan voorkomen dat er een aantal processen niet goed elkaar zijn afgestemd. Als het systeem nu live zou zijn gegaan, dan zouden er bijvoorbeeld problemen kunnen ontstaan bij het opstellen en versturen van verkoopfacturen. Of de inkoopfacturen zouden niet goed gekoppeld kunnen worden aan de juiste inkooporder.
Zulke problemen binnen de implementatie zorgen ervoor dat het gehele proces opnieuw gecontroleerd moet worden. Dit kost tijd, geld en leidt tot ergernis binnen alle bedrijfsniveaus.
7 tips voor een succesvolle ERP-pakket implementatie
We hebben kunnen zien dat een implementatieproces uit verschillende stappen bestaat. Waarbij elke stap zijn eigen valkuilen heeft. Er zijn veel verschillende tips om een implementatieproces tot een succes te realiseren. Maar we geven je de tips die voor een juiste basis zorgen tijdens de implementatie van een ERP-pakket.
1) Bewaak te allen tijde de grenzen van het project;
2) Neem genoeg de tijd voor de implementatie en ga niet onderdelen afraffelen. Houd dus rekening met het uitvoeren van verschillende testen;
3) Huur tijdig extra capaciteit zoals interim medewerkers;
4) Maak goede afspraken met de implementatie partner en stel garanties vast;
5) Deel de juiste werkgroepen in en zorg ervoor dat alle administratieve stromen goed verwerkt kunnen worden door het systeem;
6) Kies het ERP-pakket wat het beste bij het bedrijf past en ook nog toekomstbestendig is. Zorg voor de juiste selectiecriteria want dit leidt gemakkelijk tot de beste keuze van pakket;
7) Het hebben van tijdsdruk is goed maar dit mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van het systeem.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen bij het ondersteunen van een ERP implementatie? Aarzel niet en neem direct contact met ons op via de onderstaande de onderstaande button.
Whitepaper: Roadmap naar structureel inzicht!
Krijg aan de hand van vijf centrale vragen structureel inzicht in jouw stuurinformatie en grip op je organisatie. Download onze whitepaper om deze vragen te beantwoorden.
Op zoek naar meer informatie?
Ben je na het lezen van deze blog op zoek naar meer interessante artikelen? Onze meest recente artikelen zijn:
-> Microsoft Power BI: alles wat je moet weten!
-> Business Intelligence onder de moterkap
-> Dashboarding voor snelgroeiende bedrijven
