HighQ gaat de samenwerking aan met Staan: lees hier meer.
Breadcrubs arrow right

Blog

Breadcrubs arrow right
Breadcrubs arrow right

Lean en Process Mining

9 - 11 min leestijd

Lean en Process Mining

In eerste oogopslag lijken handelingen en processen binnen een bedrijf goed in kaart te zijn gebracht en dit geeft de leiding van het bedrijf het gevoel dat zij overzicht over deze processen hebben. Process mining biedt een manier om transparantie te verkrijgen door het visualiseren van het daadwerkelijke proces op basis van echte data
Lean en Process Mining

Inhoudsopgave

Dat leidt tot een objectieve kijk op de prestaties van processen, het identificeren van discrepanties tussen het gewenste procesmodel en het daadwerkelijke proces, en het blootleggen van inefficiënties en redenen voor deze discrepanties. Toch blijkt in de praktijk dat zij minder overzicht en controle hebben dan zij denken. Vaak ontbreken de noodzakelijke inzichten in de prestatie en optimalisatie van de processen van hun organisatie.

Lean

Lean komt vaak als oplossing naar boven wanneer bedrijven meer inzicht in hun processen willen verkrijgen. Lean Management kent een rijke historie die begonnen is in Japan. De kern van Lean Management draait om het voldoen aan de wens van de klant, waarbij processen uitgevoerd worden met zo min mogelijk verspilling. Lean maakt gebruik van gereedschappen en technieken, die de organisatie helpen bij het tegengaan van verspilling en bij het maximaliseren van klantwaarde. Hoewel die gereedschappen belangrijk zijn, spelen mensen binnen Lean ook een grote rol. De implementatie van Lean legt evenveel nadruk op de rol van de mensen als op de rol van methoden, gereedschappen en technieken. Een belangrijke vereiste voor het succesvol implementeren van Lean-technieken is een Lean-cultuur binnen een organisatie.

De grondbeginselen van Lean

Om tot de implementatie van Lean in een organisatie te komen, moeten vijf stappen doorlopen worden. Deze stappen kunnen gezien worden als de grondbeginselen van Lean. De eerste stap gaat over het vaststellen van de waarde voor de klant. Dit kan gedefinieerd worden in termen van producten/diensten met specifieke eigenschappen die aangeboden worden tegen een bepaalde prijs. Bij de tweede stap dient de waardestroom per product geïdentificeerd te worden. Het is noodzakelijk om naar een waardestroom per product in plaats van een waardestroom per proces, afdeling of business units te kijken. Stap drie gaat over het laten stromen van de waarde. Er moet gefocust worden op het product/dienst en de behoeftes zodat alle activiteiten die nodig zijn om een product/dienst voort te brengen in een continue flow gebeuren. Binnen deze flow wordt gestreefd naar een goede balans van capaciteiten, wanneer er sprake is van onbalans, zorgt dit voor voorraden. De vierde stap gaat over het trekken van waarde door de klant (PULL). Er wordt niet geproduceerd totdat het nodig is. Hierbij wordt de productie gestuurd door de actuele behoefte van de klant. De vijfde en laatste stap van de implementatie van Lean, gaat over het nastreven van perfectie. Lean is een continue proces, omdat er aan het reduceren van verspillingen geen einde komt. Er wordt geen genoegen genomen met de huidige situatie, maar altijd gekeken naar de volgende verbetering.

proces Lean 5 stappen

Wat is Lean Six Sigma

Lean wordt vaak gebruikt in combinatie met Six Sigma. Six Sigma is een organisatorisch en methodologisch raamwerk om continue verbetering in een organisatie vorm te geven en is ontstaan in de jaren ’80 bij het Amerikaanse bedrijf Motorola. Lean Six Sigma is een methodiek om processen te verbeteren op basis van een vast stappenplan en op basis van data-analyse. Deze data-analyse omvat het inspecteren, schoonmaken, transformeren en modelleren van data om waardevolle informatie te extraheren, wat essentieel is voor het data-gedreven aspect van Lean Six Sigma. Sigma is een statistische maat voor de variatie die te vinden is in een proces. Het geeft aan in hoeverre de producten of diensten voldoen aan de specificaties of verwachtingen. Hoe hoger het Sigma-niveau, hoe beter het bedrijfsproces wordt beheerst en des te minder fouten.

Het stappenplan wat binnen de Lean Six Sigma methodiek doorlopen wordt, bestaat uit vijf stappen en wordt vaak afgekort als DMAIC. Het stappenplan bestaat uit de volgende DMAIC-stappen:

  1. Define: Binnen deze stap wordt het probleem gedefinieerd. Er wordt een verbeterproject geselecteerd en er wordt bepaald wie de projectleider is en wie gaan helpen bij het uitvoeren van dit project. Er wordt gekeken naar de stakeholders binnen het project en het proces wordt in kaart gebracht.
  2. Measure: Binnen de Measure-fase worden de prestaties van het proces meetbaar gemaakt door één of meerdere karakteristieken te selecteren, de eisen aan deze kwaliteitskarakteristieken te specificeren en de betrouwbaarheid van de meetmethode te verifiëren.
  3. Analyze: Na het meten en verzamelen van de gegevens, kunnen de gegevens geanalyseerd worden. Het huidige gedrag van het proces wordt gemeten in relatie tot de vastgestelde karakteristieken. Daarnaast wordt het gedrag van de karakteristieken geanalyseerd om invloedsfactoren te identificeren. Tot slot wordt er gekeken naar de stabiliteit van het proces.
  4. Improve: Tijdens de Improve-fase gaan de actuele prestaties verbeterd worden door te zoeken naar de optimale instelling van de invloedsfactoren op de karakteristieken. Op grond van de gevonden relatie tussen invloedsfactoren en procesprestaties worden nieuwe procesinstellingen bepaald, die moeten leiden tot verbeteringen.
  5. Control: Tot slot moet de verbeterde situatie beheerst worden en moet terugval voorkomen worden. Met behulp van verschillende technieken kan het proces beheerst worden. Alle metingen zullen opgenomen worden in een control plan. Er worden audits uitgevoerd die ervoor moeten zorgen dat de verbetering blijvend is.

Lean Six Sigma DMAIC

Bron: Go Lean Six Sigma

Wat is Process Mining Software?

Process Mining is een datagedreven methodiek van procesonderzoek. Event logs vormen het centrale startpunt voor Process Mining, bevattend data en gebeurtenissen uit IT-systemen met tijdstempels, essentieel voor het visualiseren en analyseren van de werkelijke stroom van bedrijfsprocessen. Een database, bijvoorbeeld een ERP-systeem maakt loggegevens aan wanneer er activiteiten plaatsvinden. Deze loggegevens vormen een feitelijke bron waarmee procesanalyse kan worden uitgevoerd. Om Process Mining uit te kunnen voeren, zijn een ‘case ID’, ‘activity’ en een ‘timestamp’ nodig. Denk bijvoorbeeld aan een factuurnummer (case ID), welke wordt ingeboekt (activity) op een bepaald moment (timestamp).

Met behulp van Process Mining is het mogelijk om een diepgaande analyse uit te voeren op verschillende processen, waarbij data uit IT-systemen als de primaire bron dient. Neem bijvoorbeeld een crediteurenproces, waarmee je doormiddel van bovenstaande variabelen kan onderzoeken hoe verschillende facturen het proces hebben doorlopen (zowel qua volgorde als doorlooptijden), echter betekent meer variabelen in de dataset ook dat er meer ruimte is voor een sterkere procesanalyse met behulp van process mining software. Als in de loggegevens bijvoorbeeld ook wordt vastgelegd welke gebruiker een activiteit heeft uitgevoerd, dan is het mogelijk ook daarop onderzoek verder toe te spitsen.

Process Mining kent een aantal toepassingen:

  1. Process discovery: het in kaart brengen van het daadwerkelijke proces en de verschillende procesvarianten;
  2. Conformance checking: controle op naleving van het gewenste proces en de checks & balances;
  3. Performance enhancement: verbeteringen van het proces, zoals verkorting van doorlooptijden, staan hierbij centraal.

Werkt process mining door data uit IT-systemen om te zetten in event logs, waarmee het mogelijk wordt end-to-end processen te visualiseren en te analyseren voor inzichtelijke analyses. ‍

Process Mining toepassingen

Het toepassen van Process Mining in een Lean Six Sigma project

Process Mining en Lean Six Sigma zijn beide een op zichzelf staande analysemethode en bij het verbeteren van een project of proces wordt vaak niet gelijk gedacht aan een combinatie tussen deze twee methodes. Process Mining en Lean Six Sigma kunnen elkaar goed aanvullen. Process Mining is een sterke methodiek om processen te analyseren, omdat er naar data (feitelijke gegevens) wordt gekeken. Daarnaast maakt dit het mogelijk een completer inzicht te krijgen in het procesverloop en eventuele problemen binnen het proces. Lean Six Sigma kent een stappenplan, wat begint bij het vaststellen van het probleem en eindigt bij het verbeteren van de prestaties en het behouden van de verbeterde situatie. Beide methodieken kunnen elkaar daarmee versterken, zoals hieronder is geschetst. Met Process Mining kun je praktische tips en technieken toepassen om de efficiëntie van processen te verbeteren en een beter begrip van de processen te krijgen. Process mining maakt het mogelijk om processen te analyseren op basis van loggegevens uit IT-systemen, wat essentieel is voor het visualiseren van processen en het verbeteren van de effectiviteit, efficiëntie en interne controlemaatregelen.

  1. Tijdens de Define-fase: Wordt het probleem in kaart gebracht. Met behulp van Process Mining kunnen enkele inzichten worden verkregen, zoals bottlenecks, rework loops en procesvariaties. De projectleider hoeft niet meer af te gaan op vermoedens, maar heeft harde gegevens om de start van een verbeterproject op te baseren. Process mining geeft duidelijkheid over hoe processen verlopen, inclusief ideale processen en afwijkingen, en draagt bij aan structurele verbeteringen zoals het verminderen van de verwerkingstijd, het verhogen van de efficiëntie, het verlagen van kosten en het verbeteren van de kwaliteit.
  2. De Measure-fase bestaat uit het meetbaar maken van de prestaties van het proces. Er wordt gekeken naar de huidige prestaties met behulp van geselecteerde karakteristieken. De betrouwbaarheid van de verzamelde informatie is binnen de Measure-fase belangrijk. Door validatie van de meetprocedure weten we zeker dat metingen kunnen vertrouwen. Door de met behulp van Process Mining verzamelde informatie over het proces, is het mogelijk om meer concrete vragen te stellen bij het afnemen van interviews. Dit helpt bij het vergroten van dat de betrouwbaarheid van de bevindingen. Process mining laat zien hoe processen daadwerkelijk presteren, identificeert inefficiënties en knelpunten op basis van feiten en gebruikt dit als een techniek om werkelijke processen en afwijkingen te visualiseren.
  3. Tijdens de Analyze-fase worden de verzamelde gegevens geanalyseerd. De vastgestelde karakteristieken worden vergeleken met het huidige proces. Ook wordt er gekeken naar de grootste invloedsfactoren op de karakteristieken. De kracht van Process Mining komt hier het meest tot zijn recht: met behulp van Process Mining is het mogelijk een diepgaande analyse uit te voeren op het proces. Het gehele proces kan worden gevisualiseerd, procesvarianten onderzocht, bewerkings- en doorlooptijden kunnen in kaart worden gebracht en uitschieters zijn sneller te traceren. Process mining richt zich op specifieke processen en hun uitvoering binnen een bepaald tijdsbestek, en is waardevol bij het identificeren van knelpunten, afwijkingen en inefficiënties binnen deze processen. Voorbeeld: Een productieproces kent elke dag een constante productie van 100 stuks. Per dag wordt het aantal afgekeurde producten bijgehouden. Elke dag zit het aantal afgekeurde producten rond de 1,2 of 3 producten. Een paar dagen in de maand zijn er ineens 20 afgekeurde producten. Met Process Mining kan worden onderzocht of aan deze negatieve uitschieters gemeenschappelijke variabelen ten grondslag liggen. Deze kennis zou ook anekdotisch vergaard kunnen zijn, of wellicht zichtbaar in een Excel-bestand. In dat geval is het echter moeilijker om de onderliggende oorzaak hiervan te achterhalen. Het ontdekken van deze uitschieters en trends, alsmede de veroorzakende variabelen, is makkelijker met een datagedreven techniek als Process Mining. Processen verlopen en worden geanalyseerd om de prestaties te monitoren en problemen en inefficiënties aan te pakken om de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren.
  4. In de Improve-fase wordt er, op basis van de resultaten van de analyse, gekeken naar een verbetering van de actuele prestaties. Er wordt gezocht naar de optimale instelling van de invloedsfactoren op de karakteristieken. Het is van belang om onderscheid te maken tussen verbeteringen met een hoog slagingspercentage en verbeteringen met een laag slagingspercentage. De daadwerkelijke impact van doorgevoerde verbeteringen kan met Process Mining-technieken worden gemeten. Stel dat het doel van een verbetering was om de doorlooptijd van het proces te verkorten, dan is het mogelijk om de dataset te splitsen in data vóór en data ná de wijziging, waarna de verschillen in kaart worden gebracht.
  5. Tijdens de Control-fase is het van belang om de verbeterde situatie te behouden en een terugval te voorkomen. Er kunnen verschillende borgingstechnieken ingezet worden om het proces te blijven monitoren. Process Mining kan hierbij helpen, omdat er binnen Process Mining de mogelijkheid is om in dashboards het proces weer te geven. Hiermee kan er tijdig een terugval ontdekt worden en kan er bijgestuurd worden in geval van een terugval.

Process Mining kan in deze fase helpen met continue monitoring van het proces. Denk bijvoorbeeld aan een procesdashboard waarop de belangrijkste stuurinformatie is weergegeven, alsmede knelpunten in het proces. Een eventuele terugval is daarmee ook tijdig te ontdekken. Het dashboard kan op die manier een trigger vormen voor actie. Daarnaast draagt het mogelijk bij aan een cultuur van ‘continuous improvement’.

Conclusie

Kortom kan er geconcludeerd worden dat Lean Six Sigma en Process Mining succesvolle op zichzelf staande methodieken zijn die gebruikt kunnen worden bij de verbetering of optimalisering van een proces of project. Het toepassen van een combinatie tussen deze twee methodes kan bedrijven zeer goed helpen bij de verbetering of optimalisatie van hun proces of project op een gestructureerde wijze. Lean Six Sigma en Process Mining vullen elkaar aan en kunnen gezamenlijk een nóg beter resultaat behalen.

Bent u na het lezen van deze blog benieuwd naar uw mogelijkheden op het gebied van Lean Six Sigma en Process Mining of wilt u meer te weten komen over deze onderwerpen? Neem dan direct contact met ons op. De professionals van HighQ kunnen u meer vertellen over de impact van beide methodes. Wij zijn bereikbaar op 0348 460 411 en via info@highq.nl

Whitepaper: Roadmap naar structureel inzicht!

Krijg aan de hand van vijf centrale vragen structureel inzicht in jouw stuurinformatie en grip op je organisatie. Download onze whitepaper om deze vragen te beantwoorden.

Whitepaper HighQ - Roadmap Mockup

Op zoek naar meer informatie?

Ben je na het lezen van deze blog op zoek naar meer interessante artikelen? Onze meest recente artikelen zijn:

-> Microsoft Power BI: alles wat je moet weten!

-> Business Intelligence onder de moterkap

-> Dashboarding voor snelgroeiende bedrijven

-> Aan de slag met Power BI: tips & tricks

-> Top 10 Business Intelligence trends 2024

Blijf geïnspireerd

Neem contact met ons op

Wil je meer weten over HighQ en heb je een vraag over de wereld van finance en data? Stel dan gerust jouw vraag. We helpen je graag verder.

HighQ Helpt Jou Verder

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Kies je voor accepteren, dan plaatsen we alle cookies. Kies je voor afwijzen, dan plaatsen we alleen functionele en analytische cookies. Je kunt je voorkeuren later nog aanpassen.

Accepteren Weigeren Meer opties

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Functionele cookies
Arrow down

Functionele cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website. Ze stellen ons in staat om basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gebieden mogelijk te maken. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke informatie en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies
Arrow down

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen geanonimiseerde gegevens over pagina-interacties en navigatie, waardoor we onze site voortdurend kunnen verbeteren.

Marketing cookies
Arrow down

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is om relevante advertenties te vertonen aan de individuele gebruiker. Door deze cookies toe te staan, help je ons relevante inhoud en aanbiedingen aan je te vertonen.

Accepteren Opslaan

Aanmelden nieuwsbrief