Wat is budgettering?
Budgettering impliceert het aanpassen van de uitgaven aan het inkomen. Het biedt helderheid over de manier waarop je het geld kunt toewijzen. Het opzetten van een budget verschaft een diepgaander begrip van je uitgavenpatroon. Door budgetten te integreren in je maandelijkse financiële planning, wordt het eenvoudiger om te zien hoeveel geld je overhoudt aan het einde van de maand, waar je geld naartoe gaat, en wellicht waarop je kunt besparen!
Het opstellen van een begroting/budget voor de korte of lange termijn is een complex proces. Het budgetteringsproces bestaat niet alleen uit het opstellen van de prognoses, maar ook het bewaken van de budgetten ten opzichte van de werkelijke cijfers en de analyse van eventuele verschillen. Voor het maken van forecasts heb je juist een volledige informatie over de bedrijfsvoering nodig. Alle stakeholders moeten dus bij het proces betrokken blijven. En wat voor tijdige en noodzakelijke acties formuleer je bij budgetafwijkingen?
Het belang van een juiste aanpak van budgettering met verwachte inkomsten
Budgettering is van cruciaal belang, vooral voor bedrijven. Het is essentieel dat bedrijven minder uitgeven dan ze verdienen, anders riskeren ze faillissement. Veel bedrijven hebben toegewijde medewerkers die nauwlettend toezien op dit proces. Een effectieve manier om dit te beheren is door het maken van een begroting die zowel vaste als variabele kosten omvat. Een budget omvat hoofdzakelijk inkomsten en uitgaven, waarbij uitgaven verdeeld worden in twee categorieën: vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn de terugkerende uitgaven op wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse basis. Naast deze vaste lasten hebben bedrijven te maken met variabele uitgaven. Deze kosten kunnen van periode tot periode verschillen, waardoor ze moeilijker te voorspellen zijn. Voorbeelden hiervan zijn inkoopkosten van producten, marketinguitgaven en advieskosten.
De stappen voor budgetteren in je bedrijf met aandacht voor variabele kosten
1. Verzamel gegevens en historische informatie:
Verzamel financiële gegevens van voorgaande jaren om trends te identificeren en te begrijpen hoe het bedrijf heeft gepresteerd. Dit omvat inkomsten, uitgaven, cashflow, enz.
2. Bepaal de doelen en prioriteiten:
Definieer de doelen van het bedrijf voor het komende jaar. Dit kan groei, kostenbesparingen, investeringen, of andere strategische doelstellingen omvatten. Het is cruciaal om historische data te gebruiken voor het budgetteren voor een bepaalde periode, om realistische doelen te stellen.
3. Maak een omzetprognose:
Voorspel de verwachte inkomsten op basis van marktanalyses, verkoopprognoses, historische gegevens, en eventuele veranderingen in de marktomstandigheden. Dit proces kan helpen te identificeren wanneer het bedrijf mogelijk geld overhoudt na het dekken van alle verwachte kosten.
4. Identificeer kosten en uitgaven:
Breng alle verwachte kosten en uitgaven in kaart, inclusief operationele kosten, salarissen, marketinguitgaven, en eventuele kapitaalinvesteringen. Het is belangrijk om het inkomen gebruik te plannen voor verschillende soorten uitgaven om een evenwichtig budget te behouden.
5. Ontwikkel afdelings- en projectbudgetten:
Betrek afdelingshoofden en teams bij het opstellen van hun eigen budgetten. Dit zorgt voor nauwkeurigheid en betrokkenheid op afdelingsniveau.
6. Breng het budget samen:
Combineer alle individuele afdelings- en projectbudgetten tot één overkoepelend bedrijfsbudget. Zorg ervoor dat dit in lijn is met de bedrijfsdoelstellingen en strategieën. Het is essentieel dat het totale budget blijft binnen de financiële grenzen van het bedrijf.
7. Review en goedkeuring:
Het managementteam en de relevante belanghebbenden beoordelen het voorgestelde budget. Eventuele aanpassingen of wijzigingen worden aangebracht voordat het definitieve budget wordt goedgekeurd.
8. Implementatie en monitoring:
Zodra het budget is goedgekeurd, wordt het geïmplementeerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het monitoren van het budget is essentieel om te zien of de werkelijke cijfers overeenkomen met de voorspelde cijfers. Eventuele afwijkingen moeten worden geanalyseerd en, indien nodig, moet het budget worden bijgewerkt. Het is cruciaal om bij te houden waar het geld blijft tijdens de implementatie en monitoring.
9. Herzie en optimaliseer:
Op regelmatige basis moet het budget worden herzien op basis van nieuwe informatie, marktveranderingen, en bedrijfsprestaties. Dit helpt bij het optimaliseren van de financiële planning en het nemen van beslissingen voor de toekomst.
Het budgetteringsproces is een doorlopende cyclus van plannen, uitvoeren, evalueren en aanpassen om de financiële gezondheid en groei van een bedrijf te ondersteunen.
Hoe brengt HighQ het maken van een begroting verder?
HighQ komt graag bij je aan tafel voor het inrichten en het automatiseren van het budgetteringsproces. Ook schuiven we aan als je hulp nodig hebt bij de uitvoer zelf. Onze finance professionals begrijpen hoe het begrotingsproces in zijn werk gaat en hebben kennis van verschillende softwaretoepassingen om het proces te ondersteunen. Ze kennen de ins en outs van begrotingen en forecasts en weten hoe ze de knelpunten in het proces moeten omzeilen of oplossen.
Voor een optimaal budgetteringsproces is het belangrijk dat je als organisatie de planning & control op orde hebt. HighQ heeft een scan ontwikkeld voor het doorlichten van ‘Het huis van Planning & Control’. Het huis is opgebouwd uit verschillende bouwstenen en een stevig fundament. De scan maakt per bouwsteen inzichtelijk hoe de planning & control in jouw organisatie ervoor staat. Het eindproduct van onze scan is een rapport met concrete verbeter mogelijkheden, zodat jouw planning & control straks staat als een huis. Zo brengt HighQ budgettering verder!
Whitepaper: Bent u in control?
Hoe geef je antwoord op de ogenschijnlijk makkelijke vraag ‘Bent u in control?’, terwijl dit in werkelijkheid zo lastig is? Daar krijg je in onze whitepaper antwoord op.
Op zoek naar meer informatie?
Ben je na het lezen van deze blog op zoek naar meer interessante artikelen? Onze meest recente artikelen zijn:
-> Microsoft Power BI: alles wat je moet weten!
-> Business Intelligence onder de moterkap
-> Dashboarding voor snelgroeiende bedrijven
