De wereld om ons heen verandert voortdurend. Digitaliseren is daarbij een belangrijk fenomeen en Power BI wordt daarbij steeds belangrijker. Maar wat is Power BI precies en hoe werkt het? In deze blog vertellen we je alles wat je moeten weten voordat je gaat beginnen met Power BI en hoe jij het kan implementeren in je organisatie.
We behandelen de volgende onderdelen:
We beginnen bij het begin: Wat is Power Bi precies?
De CFO heeft een volle agenda en wil graag een overzicht van de voortgang van de organisatie. Maar heeft u als CFO alle cijfers inzichtelijk? Welke KPI’s worden behaald en welke niet? Met behulp van bepaalde digitale innovaties is het mogelijk om verschillende databronnen te visualiseren. De afgelopen jaren hebben organisaties flink ingezet op digitalisering. Een organisatie ontkomt tegenwoordig niet aan digitale ontwikkelingen. Door middel van het inzetten van digitale hulpmiddelen, haalt de organisatie optimaal rendement uit de primaire bedrijfsvoering.
Een van de belangrijkste digitale ontwikkelingen van de laatste jaren heeft te maken met het inzetten van BI-tools. BI (Business Intelligence) staat voor het verzamelen van gegevens binnen een bepaalde bedrijfsvoering of binnen een bepaalde afdeling. Het kan omschreven worden als het proces van gegevensomzetten naar bepaalde informatie. Deze informatie moet vervolgens leiden tot kennis en adequate actie.
Business intelligence tools heeft als doel competitief voordeel te creëren en de organisatie slimmer te laten werken. Dit wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd. Om deze reden wordt het gebruik maken van een bepaalde BI-tool de digitale innovatie waar uw organisatie niet aan ontkomt.
Power BI is een business intelligence en gegevensvisualisatie tool van Microsoft. Het stelt organisaties in staat om gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen, te analyseren en te visualiseren in interactieve dashboards en rapporten. Met Microsoft Power BI kunnen gebruikers snel trends, patronen en afwijkingen in hun gegevens identificeren, wat leidt tot betere besluitvorming en verbeterde bedrijfsresultaten.
De Power BI tool is belangrijk omdat het organisaties in staat stelt om data gedreven beslissingen te nemen. Door gegevens te begrijpen en te analyseren, kunnen bedrijven hun processen optimaliseren, kansen ontdekken en concurrentievoordeel behalen. Power BI biedt een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, waardoor gebruikers zonder uitgebreide technische kennis gegevens kunnen transformeren naar waardevolle inzichten.
Whitepaper: Business Intelligence – waarom is dat nodig?
Business Intelligence speelt een steeds grotere rol. Lees in onze whitepaper waarom jouw organisatie hiermee moet beginnen en wat de voordelen zijn.
Hoe werkt Microsoft Power BI: de basisprincipes
Power BI is gebaseerd op enkele belangrijke basisprincipes. Ten eerste verzamelt het gegevens uit verschillende bronnen, zoals databases, Excel-bestanden, webgegevens en meer. Vervolgens transformeert en modelleert het deze gegevens om ze geschikt te maken voor analyse. Daarna visualiseert Power BI de betreffende gegevensbronnen in interactieve dashboards en rapporten, die gebruikers kunnen verkennen en analyseren. Wil jij aan de slag met Power BI? lees dan onze blog “aan de slag met Power BI: tips & tricks” voor een volledige guide!.
Wat zijn de belangrijkste functies van Power BI?
Power BI biedt een breed scala aan functies die gebruikers in staat stellen om gegevens effectief te analyseren en te visualiseren. Enkele elementen van de belangrijkste functies zijn onder andere:
- Gegevensverzameling en -integratie van verschillende bronnen
- Gegevensmodellering en -transformatie
- Visuele rapporten en dashboards
- Interactieve gegevensverkenning
- Geautomatiseerde gegevensverfrissing
Waarom Power BI in gebruik nemen
Gebruikmaken van Power BI brengt veel voordelen met zich mee. De reden waarom de meeste bedrijven deze tool gebruiken is om beschikbare gegevens en data om te zetten in informatie in een dashboard. Hierdoor kunnen er operationele en strategische beslissingen genomen worden. Deze beslissingen worden dan onderbouwt door de Power BI tool. Het is het proces van data naar bruikbare informatie om processen te veranderen. Zo kan bijvoorbeeld de klantgerichtheid en winstgevendheid verbeterd worden door de tool.
De voordelen en nadelen van Power BI
Er zijn verschillende Bi-tools beschikbaar voor organisaties. Maar waarom kiest HighQ voor Power Bi? Met Power Bi kunt u verbinding maken met gegevens en deze gegevens vormgeven. Uiteindelijk kunt u van deze gegevens bepaalde rapportages maken. Daarnaast is Power Bi één van de meest gebruiksvriendelijke en goedkoopste BI-softwaresystemen. De voordelen van BI zijn:
De voordelen van Power BI
- Power Bi is geïntegreerd met alle Microsoft-applicaties. Power BI is bijvoorbeeld naadloos geïntegreerd met Microsoft Excel. Hierdoor is de werkwijze overeenkomstig met Excel en is het een gebruiksvriendelijk systeem. Daarnaast zijn alle soorten documenten van Microsoft te implementeren in Power Bi.
- Overzichtelijk rapporten /visualisaties maken van de betreffende informatie. Big Data kan makkelijk en snel worden geanalyseerd.
- Power Bi is overal beschikbaar. Power Bi is zowel op de laptop, smartphone als tablet te openen. De data is altijd en overal beschikbaar.
- Data, dashboards en rapportages zijn makkelijk te delen met anderen. Dit kan lokaal, hybride of in de cloud.
- Power Bi is ‘relatief’ goedkoop in vergelijk met andere BI-softwaresystemen.
- Door Power BI kan je besparen op andere licenties. Alles is geïntegreerd waardoor bedrijfssystemen als financiële- en ERP systemen niet meer nodig zijn.
De nadelen van Power BI
De Power BI tooling heeft natuurlijk ook verschillende nadelen zo zien we dat als je de juiste kennis mist het lastig is om alles uit de tooling te halen. Vaak zijn Power BI dashboards te ingewikkeld ingericht waardoor navigeren lastiger wordt.
Bij HighQ Power BI consultants helpen je verder met deze uitdagingen en zorgen ervoor dat je Power BI dashboard naadloos aansluit op jouw wensen en behoeftes.
Power BI vs Excel
Naast Power BI is Excel ook een goede data-analyse tooling maar hoe kies je de juiste tooling voor jouw organisatie? Beide toolings zijn onderdeel van Microsoft en kunnen gebruikt worden voor data analyses, dashboarding en reporting. Vanuit onze ervaring zien we dat Power BI, Excel heeft ingehaald wat betreft deze functies. Hieronder geven we je een aantal voorbeelden. In het artikel “Excel vs Power BI” gaan we dieper in op de verschillen.
- Met de Power BI tooling ben je in staat om grote hoeveelheden aan datasets te kunnen opslaan, visualiseren en analyseren. Met Excel is dit niet mogelijk waardoor grotere datasets moeten worden opgedeeld.
- Het analyseren van nieuwe trends in Power BI is gemakkelijker en sneller dan Excel. Door de ingebouwde intelligence tooling heb je binnen een aantal seconde de trends in jouw data.
- Met de Power BI tooling heb je de mogelijkheid om het dashboard volledig in te richten naar jouw wensen en behoeften. Met de gemakkelijke drag-drop functie zorg jij voor een gepersonaliseerde dashboard voor je organisatie.
- Als je een dashboard of analyse wilt delen via Excel dan stuur je vaak een mailing, plaats je het in sharepoint of in de drive. Met Power BI service is dit process volledig geautomatiseerd waardoor je direct toegang geeft tot nieuwe gebruikers.
Power BI dashboards voorbeelden
Om je een beter inzicht te geven in hoe een Power BI dashboard eruit kan zien geven we je een aantal voorbeelden van dashboards.
Het belang van data-analyses (Power BI) in de financiële sector
Data-analyse speelt een essentiële rol in de financiële sector. Het stelt organisaties in staat om trends en patronen in hun financiële gegevens te identificeren, risico’s te beoordelen, kosten te optimaliseren en kansen te benutten. Door het gebruik van Power BI kunnen financiële professionals snel en effectief inzicht krijgen in hun gegevens waardoor dit ze in staat stelt om snel en accuraat betere beslissingen kunnen nemen en risico’s kunnen identificeren en beheersen.
Power BI bij HighQ
Gegevens analyses zijn noodzakelijk gemaakt om in te spelen op bepaalde kansen en risico’s. Aan de hand van concurrerende analyses of rapportages van operationele patronen kan een organisatie het voordeel halen uit een gegevensstrategie als manier om de organisatiegroei te realiseren.
Volgens HighQ is groei realiseerbaar als iedere organisatie werkt volgens het zogenaamde Plan, Do, Check, Act systeem.
Iedere organisatie heeft bepaalde doelstellingen of KPI’s. Dit is het beoogde plan voor de organisatie. Vaak gaat na de formulering van bepaalde doelstellingen of KPI’s de primaire bedrijfsvoering door, maar wordt de voortgang van de doelstellingen of KPI’s niet optimaal gemonitord. Door middel van een goed ingerichte BI-tool krijgt u de doelstellingen en KPI’s inzichtelijk. Hiervoor is een KPI-dashboard noodzakelijk. Als we het monitoren en beheersen van de KPI’s en doelstellingen vertalen naar het Plan, Do, Act, Check systeem, ziet het er als volgt uit.
Implementatie voor Power BI
Zoals al eerder benoemt kiest HighQ voor Power BI implementatie met gebruik van het PDCA-model. Groei is realiseerbaar als iedere organisatie werkt volgens het Plan, Do, Check, Act systeem. Zo worden KPI’s SMART geformuleerd, wordt het dashboard ingericht, monitoren van proces en resultaten en als laatste wordt er geanalyseerd en bijgestuurd waar nodig is om alle KPI’s te halen. Hieronder staan de vier onderdelen van het PDCA-model verder toegelicht.
Plan: KPI’s formuleren
In organisaties worden KPI’s geformuleerd vanuit de missie, visie en strategische doelstellingen. Om de KPI’s te toetsen moeten er prestatie-indicatoren worden gesteld aan de strategische doelstellingen. Daarom kan het management de organisatie alleen bijsturen indien er prestatie-indicatoren aanwezig zijn, omdat op deze wijze getoetst wordt of de doelstellingen behaald worden.
Maar hoe stelt u KPI’s eigenlijk op? HighQ stelt een aantal tips op voor het opstellen van KPI’s:
- Het SMART formuleren van KPI’s.
- Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s.
- Het continu monitoren van de KPI’s.
- Stel je KPI’s geregeld bij.
- Niet te veel KPI’s opstellen.
Het SMART formuleren van de KPI’s:
De letters van SMART staan voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Hieronder staan de SMART-eisen verder toegelicht.
- Specifiek: De doelstelling moet duidelijk geformuleerd zijn, waarbij het duidelijk is waarnaar er verwezen wordt. Een doelstelling dient nauwkeurig en concreet omschreven te worden.
- Meetbaar: Een doelstelling moet meetbaar zijn. Er moet namelijk gemeten worden of de doelstelling behaald wordt of tussentijds bijgestuurd moet worden.
- Acceptabel: Om het personeel te motiveren, moet de doelstelling of norm acceptabel zijn voor de betrokkenen.
- Realistisch: Een KPI moet realistisch zijn. Wanneer een KPI niet realistisch is, werkt het demotiverend voor de betrokkenen.
- Tijdsgebonden: Om te kunnen monitoren en te kunnen bijsturen moet een KPI tijdsgebonden zijn. In de doelstelling moet namelijk worden aangegeven op welk termijn een bepaald doel gehaald moet worden.
Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s:
Om de KPI’s SMART te kunnen formuleren, moet er gekeken worden naar het verleden.Op basis van de informatie uit het verleden kan er ingeschat worden of een KPI haalbaar en/of acceptabel is. De historische gegevens geven namelijk een goedinzicht in de resultaten tot nu toe.
Het continue monitoren van KPI’s en bijstellen van de KPI’s:
Of een KPI echt werkt weet u als Manager of CFO pas als u er mee aan de slag gaat. Na een paar weken is het nog niet te bepalen of een KPI werkt. Hierdoor wordt er vaak per kwartaal gekeken naar de analytics van een bepaalde KPI. Na een kwartaal heeft een organisatie een duidelijk beeld van de status van de betreffende organisatie. Indien nodig moet een KPI worden bijgesteld.
Ook als de focus binnen de organisatie verandert moeten KPI’s meeveranderen. Er moet dus gekeken worden of de functie van de huidig KPI bij de nieuwe organisatiestrategie behouden wordt.
Niet te veel KPI’s:
Het nadeel van te veel KPI’s is dat het overzicht wordt verloren. Hierdoor kunnen KPI’s averechts met elkaar werken. Vaak is er een streven naar maximaal zes KPI’s per afdeling.
Do: KPI dashboard inrichten
Een KPI-dashboard is een methode om KPI’s te visualiseren. De belangrijkste eigenschappen van een goed KPI-dashboard zijn overzicht, meetbaarheid en flexibiliteit van het dashboard. Hiervoor zijn BI-tools, zoals Power BI, uitermate geschikt. Hieronder is een voorbeeld van een KPI-dashboard te zien. Het doel is om interactieve dashboards te creëren die dus een algeheel overzicht geven van je KPI’s zodat het meetbaar en flexibel blijft voor de toekomst.
1. Overzichtelijk
Een KPI-dashboard dient overzichtelijk te zijn. Dit houdt in dat er niet meerinformatie te zien is, anders dan nodig is voor de sturing van de organisatie. Less is more. Om het overzicht te bewaren, is de indeling uit de bovenstaande afbeelding gebaseerd op de vier perspectieven van de balanced scorecard een goede structuur.
2. Meetbaarheid
KPI’s zijn indicatoren die zijn gelinkt aan de kritische succesfactoren (KSF’s) van een organisatie. KPI’s maken KSF’s meetbaar. De kracht van een KPI-dashboard is dat de belangrijkste KPI’s direct inzichtelijk zijn voor het management, zodat er direct inzicht verkregen kan worden in de status van de organisatie.
3. Flexibiliteit
Een KPI-dashboard kan flexibel worden opgebouwd. Dit houdt in dat gegevens worden ingeladen, waarna deze in verschillende combinaties kan worden gevisualiseerd. Zo is het mogelijk interacties tussen bepaalde overzichten in- of uit te schakelen en veranderen visualisaties direct wanneer wordt gefilterd op bijvoorbeeld een bepaalde periode, productsoort of regio.
Check:
Deze fase betreft het continu monitoren van de KPI’s en het toetsen van de resultaten. Het continu monitoren van de risico’s, kansen en KPI’s is erg belangrijk. Met behulp van het KPI-dashboard kan het management continu toetsen of de KPI’s beheerst worden.
Act:
Indien het management in het KPI-dashboard constateert dat diverse KPI’s niet behaald worden of dat diverse risico’s niet beheerst worden, begint het proces weer bijstap één. Op deze manier kan het management bijsturen waar dat nodig is, zodat de organisatie ‘in control’ blijft en de KPI’s behaald worden.
Power BI dashboard laten maken!
We zetten alles nog een keer voor je op een rijtje. Want waarom zou je een Power BI dashboard laten maken? We weten dat het inzetten van een Power BI dashboard:
- Tijd bespaart door geautomatiseerde rapportages.
- Realtime waardevolle inzichten geeft in je data.
- Creëert overzichtelijke dashboards die makkelijk en snel te delen zijn.
- Zorgt voor meer inzicht en controle wat leidt tot betere beslissingen.
- Gehele data processen automatiseren zodat je tijd en geld bespaard!
Wil jij een Power BI dashboard laten maken voor jouw organisatie? De HighQ Power BI consultants zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van dashboards zodat jij meer uit je data kan halen! Onze consultants komen graag bij je aan tafel om de mogelijkheden te bespreken.
Bent u na het lezen van deze blog benieuwd naar uw mogelijkheden op het gebied van dashboarding of wilt u meer te weten komen over deze onze consultancy diensten? Neem dan direct contact met ons op. De consultants van HighQ kunnen u meer vertellen over deze onderwerpen.
Wij zijn bereikbaar op 0348 460 411 en via info@highq.nl
Gerelateerde blogs:
-> Aan de slag met Power BI: tips & tricks
-> Business Intelligence onder de moterkap
