Groeipijn
Een jaar geleden kon je nog prima uit de voeten met het Excelbestand als dag- of weekrapportage. Het was voldoende om jezelf en het management van informatie te voorzien. De Exceldumps uit het systeem, de wiskundige formules en het lokale mapje waarin je alles opslaat, zijn inmiddels routinewerk.
Maar nu zijn er meerdere bedrijfsonderdelen die continu aandacht vragen. Je kunt je niet meer voor 100% storten op één onderdeel, omdat het andere alweer half in brand staat. Deze blusstrategie werkte prima in de onderneming van een jaar geleden. Maar waar voorheen de focus vooral op financiële rapportages lag, vraagt de organisatie nu meer en meer om salesinformatie, operationele gegevens en logistieke rapportages.
Je komt overal tijd tekort. Overuren zijn bijna standaard en je probeert alle ballen in de lucht te houden, desnoods met kleine – vaak onhandige – aanpassingen. Maar wat zou het fijn zijn als het aantal ballen wat zou afnemen. Om dit te realiseren, is het hoog tijd om weer overzicht te krijgen. Dit kan door rapportages te professionaliseren en dashboards te ontwikkelen. Maar hoe bepaal je welke ballen je hoog moet blijven houden?
Stip op de horizon
De eerste stap richting het creëren van inzichten is focus. Welke onderdelen zijn essentieel voor jouw onderneming? En welke onderdelen hebben jouw nadrukkelijke aandacht nodig?
Bepaal de focus door een stip op de horizon te zetten. Waarschijnlijk heb je deze met het management al aan het begin van het (boek)jaar bepaald en is jullie bedrijfsstrategie (deels) gebaseerd op deze stip. Laat dit de drijfveer zijn voor de focus en waar je je resources en kwaliteiten wilt inzetten. Ga ook na welke resources je aan welk subdoel wilt spenderen. En last but not least: wat heb jij nodig om alle ballen hoog te houden?
Wie haakt aan?
Je hebt je focus en je subdoelen. De volgende vraag is welke medewerkers hiermee aan de slag moeten. Waar zit de balans tussen waardevolle toevoeging en groepsvulling? De doorlooptijd moet kort zijn, want de business wil het liefst dat het gisteren al klaar was. Ervaring leert dat een groep van drie à vier personen voldoende is om de snelheid te garanderen zonder vitale bedrijfsonderdelen over te slaan.
Wie zijn de belangrijkste personen binnen je bedrijfsproces en horen zeker thuis in het projectteam? De magazijnmedewerker, de salesmanager of het hoofd customer service? Of misschien wel alle drie? Om te zorgen dat het projectteam de juiste kant op beweegt, is het een goed idee om een consultant in te schakelen. Geen allesweter, maar een expert op datagebied en een ster in projectleiding. Samen bepalen jullie het eindresultaat.
Tijd voor het dashboard
Nu de stip op de horizon staat, de focus aanwezig is en de juiste mensen zijn aangehaakt, is het tijd om met het dashboard zelf aan de slag te gaan.
Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden en zo ook bij het bouwen van een dashboard. Eén manier is het ‘achterstevoren ontwikkelen’. Startend bij het eindproduct wandel je de route terug naar het begin om zo de doelen en subdoelen naar concrete stappen te vertalen.
De belangrijkste vraag is natuurlijk wat er op het dashboard moet komen. Welke informatie is hierin essentieel? Natuurlijk wil je de KPI’s zien die volgen uit de (sub)doelen. Maar de onderbouwing en andere veelgestelde vragen van het management bieden vaak ook aanvullende inzichten.
De kengetallen op het dashboard worden berekend op basis van meerdere gegevens, die normaliter uit onderliggende systemen komen. Je volgt de route totdat je de bron van de data achterhaalt en checkt of je het ontsluiten van de gegevens uit deze bron kunt automatiseren. Er zijn diverse systemen en technologieën die zorgen voor automatisering of gegevensopslag. Gelukkig hoef je hiervoor niet alle kennis in huis te hebben en zorgt je consultant voor het juiste advies.
Met de beschikbare data bereken je de juiste kengetallen in het dashboard. Wij adviseren om de automatisch bepaalde KPI’s de eerste keer naast je handmatige rapportage te leggen. Zo zie je direct waar eventuele nuances zitten en kun je een mooie verbeterslag maken!
Het is natuurlijk verleidelijk om alle informatie op het dashboard te visualiseren. Maar ook hier geldt een cliché: less is more! Gebruik alleen de visuals die daadwerkelijk wat toevoegen, zonder het hele blad vol te proppen. En maak gebruik van kleuren om opvallende resultaten uit te lichten.
Stap voor stap
We geven je graag een vuistregel mee: begin klein en groei stap voor stap. Net als je onderneming, wil je het dashboard ook niet binnen één dag van 0 naar 100 laten groeien. Door de tijd te nemen voor je rapportagemodel krijg je meer inzicht en een breder begrip van je bedrijfsprocessen. Die extra visual of berekening kun je er de volgende maand ook nog aan toevoegen.
Aan de slag!
Het aantal ballen dat je in de lucht moet houden, moet omlaag. En dat de professionalisering van het rapportagemodel de oplossing biedt, is ook duidelijk. Maar hoe nu verder? Het ligt natuurlijk voor de hand om zelf als projectleider aan de slag te gaan. Jij weet toch het beste wat je nodig hebt? Toch is dat geen verstandig idee. Nog een bal erbij is het laatste wat je kunt gebruiken. Neem een deskundige consultant in de arm op wie je kunt vertrouwen. Geen betweter, maar een professional met kennis over data, processen en de mensen waarmee je werkt.
HighQ helpt je graag verder. Onze jarenlange ervaring en ‘beide poten in de klei’-mentaliteit zorgen dat we jouw rapportagemodel als een huis in elkaar zetten. We begeleiden de procesverandering, bouwen het dashboard en nemen je medewerkers mee in deze verandering. Daarmee besparen we jou tijd. Tijd die je kunt besteden aan zaken waarop jij je echt wilt focussen.
Wil jij ook tijd overhouden én structureel inzicht in al je beschikbare informatie? Download dan onze roadmap naar structureel inzicht en laat je inspireren.
Whitepaper: Roadmap naar structureel inzicht!
Krijg aan de hand van vijf centrale vragen structureel inzicht in jouw stuurinformatie en grip op je organisatie. Download onze whitepaper om deze vragen te beantwoorden.
