De laatste maanden gedurende de corona crisis is het alleen maar duidelijker geworden; goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land. Zonder de gezondheidszorg komen vele aspecten van het begrip gezondheidszorg te vervallen. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen. In dit artikel richten wij ons op het verlenen van zorg in de verpleeghuizen, hierbij geven we ook suggesties die kunnen helpen bij de sturing van bedrijfsvoering.
Toenemende zorgvraag in cijfers
Een goede zorg is onmisbaar in onze samenleving en het lijkt dan ook vanzelfsprekend dat alles wat de zorg betreft adequaat aangestuurd dient te worden. Ook omdat er veel geld in om gaat. ‘De zorg’ is een heel breed begrip met vele sectoren. De gezondheid van een mens bestaat niet alleen uit fysiek, geestelijk en sociaal welbevinden. De kwaliteit van leven, het uitvoeren van dagelijkse activiteiten, spiritualiteit, mentale functies, lichaamsfuncties en sociaal maatschappelijke participatie zijn allemaal onderdeel van het begrip gezondheid.
Vergrijzing
De vraag naar zorg in de verpleeghuizen zal naar verwachting de komende jaren alleen maar stijgen. Een reden hiervoor is de vergrijzing van de bevolking die in een gestaag tempo plaatsvindt. Vergrijzing van de bevolking betekent dat het aandeel van ouderen in de populatie groter wordt en daardoor een stijging van de gemiddelde leeftijd veroorzaakt.
De komende jaren neemt het aantal ouderen in ons land rap toe. Volgens het CBS zal het aantal 65-plussers toenemen. Zo zullen er rond 2040 naar verwachting 4,7 miljoen 65-plussers zijn tegenover 2,7 miljoen in 2012.
De verwachting is dat vanaf 2025 ook de groep 80-plussers sterk toeneemt. Rond 2040 zal het hoogtepunt van het aantal 65-plussers bereikt worden en behoort naar schatting 26 procent van de bevolking tot deze groep. Hiervan zal ongeveer een derde ouder zijn dan 80 jaar.
Het is aannemelijk dat deze cijfers een sterke stijging van de zorgvraag in Nederland laten zien. Van de mensen van 65 jaar en ouder heeft 70 procent een chronische ziekte. Van de mensen van 75 jaar en ouder heeft de helft meer dan één chronische ziekte. Het zorg volume stijgt hierdoor met ongeveer 4 procent per jaar. Naar verwachting zal in 2030 ongeveer 38 procent van de mensen ouderdan 75 meer dan drie aandoeningen hebben. Veel van deze mensen zullen uiteindelijk niet meer zelfstandig thuis kunnen wonen en gaan naar een verpleeghuis.
Whitepaper: Roadmap naar structureel inzicht!
Krijg aan de hand van vijf centrale vragen structureel inzicht in jouw stuurinformatie en grip op je organisatie. Download onze whitepaper om deze vragen te beantwoorden.
Het belang van sturing op de zorgtaken
Door de toenemende vraag naar zorg is het belangrijk dat er op de juiste manier sturing wordt gegeven. Een toenemende vraag in de verpleeghuizen heeft onder andere als gevolg dat de werkdruk toeneemt, er meer geld omgaat in deze sector en er sneller beslissingen in de bedrijfsvoering genomen moeten worden.
Sturing brengt meer focus
Door sturing te geven aan je organisatie zorg je ervoor dat er een heldere richting ontstaat en er duidelijkheid is waar die richting naar toe wijst. De vraag die je zou kunnen stellen is: ‘hebben de mensen binnen het bedrijf hun focus op de dingen die van belang zijn voor het bedrijfsproces?’
Om de juiste focus te hebben moet de missie en visie van het bedrijf duidelijk in kaart zijn gebracht. Hierbij kan het opstellen van Key Performance Indicators (KPI’s) sturing geven.
Wat houdt een KPI in?
Een Kritieke Prestatie Indicator is een variabel om de prestatie van een onderneming op een bepaald onderwerp te meten en te analyseren. Een KPI is kwantitatief en meet de voortgang van het realiseren van een doelstelling of Kritieke Succesfactor. KPI’s worden voornamelijk gebruikt om het succes van een organisatie of bepaalde bedrijfsactiviteiten te kunnen meten. Hierdoor wordt de mate van succes en de voortgang die men nastreeft op lange termijn doelen inzichtelijk gemaakt. De KPI’s zijn gerangschikt in vier groepen: Financieel, Bewoners, Interne processen en Innoveren
Kerntaken in verpleeghuizen
In de zorg zijn er verschillende kerntaken waarop het proces is ingericht. Voorbeelden hiervan zijn de zorg verkoop, het organiseren van de bewoners taken en het verlenen van de zorg op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Naast deze kerntaken zijn er ook nog een groot aantal aan bijkomstige activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Door de toenemende vraag naar plaatsen in verpleeghuizen is het belangrijk dat er goede sturing gegeven wordt in deze sector.
Slim organiseren van de logistiek
Logistiek in de zorg wordt vaak gezien als een onderdeel dat veel tijd in beslag neemt. Dit is voor een gedeelte ook waar. Volgens een artikel in logistiek.nl wordt in de verpleeghuizen tussen de 6 en 8% van de tijd besteed aan logistieke taken, zoals het inkopen van materialen. Deze taken worden vaak zelf door de zorgmedewerkers uitgevoerd. Het wordt dus niet uitbesteed aan een externe. Doordat de zorgmedewerkers de logistieke taken oppakken naast hun eigen taken, is er niet altijd sprake van een goede uitvoering. Doordat ze bijvoorbeeld minder tijd en aandacht besteden aan de logistieke uitvoering worden backorders niet goed opgevolgd. Dit heeft als gevolg dat er de volgende keer nog meer materialen worden besteld dan dat er daadwerkelijk nodig is. Gevolg hiervan een toenemende onnodige afdelingsvoorraad.
Kijk van een interim financial binnen de zorg
We hebben een interessant interview gehad met Sandy van der Sloot, een ervaren interim financial in de zorg. Zo werd ons duidelijk dat verschillende zorginstellingen al aan het inspelen zijn om de tijd die nodig is voor het uitvoeren van logistieke taken te reduceren. Zo gaf ze het volgende voorbeeld:
“In sommige organisaties wordt er gebruik gemaakt van een app waarmee de beschikbaarheid van bedden kan worden bijgehouden. De zorgmedewerkers kunnen hiermee in één oogopslag zien wie er op welke kamer ligt en welke bedden beschikbaar zijn”.
Door gebruik te maken van deze app heeft het zorgpersoneel met een telefoon of tablet overal toegang tot deze informatie, waardoor de tijd die nodig is voor bewoners logistiek afneemt.
Grip op financiën
In de verpleeghuizen spelen de financiën een belangrijke rol bij het maken van beslissingen en de sturing van de organisatie. Hierbij is bijvoorbeeld de zorg verkoop een belangrijk onderdeel. De bekostiging van de zorg loopt via vier wetten: de Zorgverzekeringswet (Zvw),de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. In het proces van zorgverkoop worden contracten afgesloten met zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten om de te leveren zorg te bekostigen. Hierbij dient de zorginstelling te voldoen aan de beleidsregels en gestelde kwaliteitseisen om in aanmerking te komen vooreen contract.
Hoge werkdruk en de gevolgen daarvan
Zeker in deze tijd is de werkdruk in de zorg heel hoog. Dit heeft als gevolg dat het ziekteverzuim onder de werknemers toeneemt, waardoor de werkdruk alleen maar groter wordt. Vaak moet er bij een hoog verzuimpercentage gekozen worden om externe (tijdelijke)krachten aan te trekken. Deze werknemers moeten ook weer ingewerkt worden en zij kosten over het algemeen het dubbele van de eigenwerknemers. De werkdruk met als gevolg ziekteverzuim kan in de zorg als een groot risico en bottleneck worden gezien.
KPI’s voor sturing in verpleeghuizen
Voor de bovenstaande onderdelen die binnen de zorg van toepassing zijn is het geven van sturing een uitdaging. Zo verschilt het per instelling of er al van KPI’s gebruik gemaakt wordt. Sandy van der Sloot zei het volgende over het gebruik van KPI’s in de zorg:
“Er wordt nog niet overal gestuurd op basis van KPI’s, maar dit is wel aan het veranderen. Het belang hiervan wordt steeds meer gezien. Het vaststellen van de juiste KPI’s is cruciaal en moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Als de KPI’s bepaald zijn, is het belangrijk om deze toegankelijk te maken op verschillende niveaus, bijvoorbeeld door presentatie in een dashboard (BI).”
De sturing in de verpleeghuizen is dus langzaam aan het veranderen. De bedrijfsvoering in verpleeghuizen kan nog beter worden aangestuurd door middelvan een juiste set aan KPI’s. Elk bedrijf en elke branche heeft zijn eigen KPI’s die worden bepaald vanuit de missie, visie en de kritieke succesfactoren.
Een voorbeeld van een (in sommige gevallen onbewuste) KPI in verpleeghuizen die in gebruik is, is het registreren van meldingen. Medewerkers hebbende gelegenheid om een melding te maken van misstanden. Aan de hand van deze meldingen kunnen klachten worden ingediend en verzameld. Dit geeft de instelling de kans om daarvoor een verbeteractie te ondernemen en zo sturing te geven.
Voor de sturing in een verpleeghuis zou er een keuze kunnen worden gemaakt met behulp van de onderstaande basisset aan KPI’s:
Aan de hand van de bovenstaande KPI’s kan er een goede start gemaakt worden om jouw zorginstelling sturing te geven. Het is wel noodzakelijk om een keuze te maken welke van de KPI’s het meest urgent zijn voor de organisatie en dus een plek op het sturingsdashboard moeten krijgen. Voor de visualisatie van deKPI’s kunnen verschillende technieken en systemen helpen om dit mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan een Business Intelligence tool als Power BI.
Zo bieden de KPI’s die betrekking hebben op de financiën (Nr. 1,2 en 3)ondersteuning aan financiële besluiten die gemaakt moeten worden. Zo kan er aan de hand van de kostprijs per zorg plek en het beschikbare budget voor de uitvoering van zorgtaken een overzicht gemaakt worden.
Daarnaast geven de KPI’s over het aantal opgenomen, herstelde en overleden bewoners een beeld hoe de doorloop van bewoners in het verpleeghuis verloopt. Ook geeft de doorlooptijd van de bewoners een indicatie waarmee er een prognose gemaakt kan worden voor bijvoorbeeld het inplannen van bedden. Aan de hand hiervan kan er vervolgens een planning gemaakt worden voor het inzetten van de zorgmedewerkers. Ook de KPI’s over de bezettingsgraad en het aantal bewoners per FTE kunnen hierbij helpen.
Om in te spelen op de toenemende zorgvraag kunnen KPI’s niet ontbreken in het geven van sturing aan de organisatie. Zo kan er bijvoorbeeld veel tijd en geld bespaard worden bij het indelen van de bedden door een prognose te maken hoeveel nieuwe bewoners er verwacht kunnen worden. Door bijvoorbeeld de tevredenheid van de bewoners te meten en het aantal ingediende verbeterplannen op te tellen (bedrijfscultuur) kan er een prettige en positieve werk- en woonomgeving ontstaan in het verpleeghuis.
KPI’s komen de kwaliteit van de zorg ten goede
Werken met KPI’s heeft nog wel eens de naam ‘dat we dan te zakelijk bezig zijn’. Daarom moet bij de invoering goed rekening gehouden worden met het vertellen waarom je KPI’s gebruikt en wat je meet. Het meten kan nooit een doel op zichzelf zijn. Houd in het achterhoofd dat het hier gaat over het meten van activiteiten van mensen die het druk hebben met uitvoering van zorgtaken. Mits goed gebruikt, kunnen de getallen die uit de KPI’s komen juist de kwaliteit van de zorg in het verpleeghuis voor de bewoners ten goede komen. Dat vraagt een ragfijn samenspel van alle betrokkenen.
Meer informatie:
– Vind je het werken met KPI’s een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
– Kijk voor meer tips over dit onderwerp op de website van het Kompasteam of HighQ.
– Is jouw belangstelling gewekt om hier iets mee te doen? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Heb je een aanvulling op dit artikel? We vernemen dat graag.
Eldert deJager. Is directeur Kompasteam B.V., bedrijfsadviseur, parttime CFO, auteur en navigatiecoach en vertelt graag over Navigeren opEssentie.
LaurenceJanse. Is Junior Data & Proces Consultant bij HighQ brengt finance verder.
Op zoek naar meer informatie?
Ben je na het lezen van deze blog op zoek naar meer interessante artikelen? Onze meest recente artikelen zijn:
-> Microsoft Power BI: alles wat je moet weten!
-> Business Intelligence onder de moterkap
-> Dashboarding voor snelgroeiende bedrijven
