Wat is Power BI?
De CFO heeft een volle agenda en wil graag een overzicht van de voortgang van de organisatie. Maar heeft u als CFO alle cijfers inzichtelijk? Welke KPI’s worden behaald en welke niet? Met behulp van bepaalde digitale innovaties is het mogelijk om verschillende data te visualiseren. De afgelopen jaren hebben organisaties flink ingezet op digitalisering. Een organisatie ontkomt tegenwoordig niet aan digitale ontwikkelingen. Door middel van het inzetten van digitale hulpmiddelen, haalt de organisatie optimaal rendement uit de primaire bedrijfsvoering.
Een van de belangrijkste digitale ontwikkelingen van de laatste jaren heeft te maken met het inzetten van BI-tools. BI (Business Intelligence) staat voor het verzamelen van gegevens binnen een bepaalde bedrijfsvoering of binnen een bepaalde afdeling. Het kan omschreven worden als het proces van gegevensomzetten naar bepaalde informatie. Deze informatie moet vervolgens leiden tot kennis en adequate actie. Business intelligence heeft als doel competitief voordeel te creëren en de organisatie slimmer te laten werken. Dit wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd. Om deze reden wordt het gebruik maken van een bepaalde BI-tool de digitale innovatie waar uw organisatie niet aan ontkomt.
Power BI is een business intelligence en gegevensvisualisatietool van Microsoft. Het stelt organisaties in staat om gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen, te analyseren en te visualiseren in interactieve dashboards en rapporten. Met power BI kunnen gebruikers snel trends, patronen en afwijkingen in hun gegevens identificeren, wat leidt tot betere besluitvorming en verbeterde bedrijfsresultaten.
Deze tool is belangrijk omdat het organisaties in staat stelt om datagedreven beslissingen te nemen. Door gegevens te begrijpen en te analyseren, kunnen bedrijven hun processen optimaliseren, kansen ontdekken en concurrentievoordeel behalen. Power BI biedt een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, waardoor gebruikers zonder uitgebreide technische kennis gegevens kunnen transformeren naar waardevolle inzichten.
Waarom Power BI gebruiken?
Gebruikmaken van een Power BI tool brengt veel voordelen met zich mee. De reden waarom de meeste bedrijven deze tool gebruiken is om beschikbare gegevens en data om te zetten in informatie in een dashboard. Hierdoor kunnen er operationele en strategische beslissingen genomen worden. Deze beslissingen worden dan onderbouwt door de Power BI tool. Het is het proces van data naar bruikbare informatie om processen te veranderen. Zo kan bijvoorbeeld de klantgerichtheid en winstgevendheid verbeterd worden door de tool.
De basisprincipes van Power BI
Power BI is gebaseerd op enkele belangrijke basisprincipes. Ten eerste verzamelt het gegevens uit verschillende bronnen, zoals databases, Excel-bestanden, webgegevens en meer. Vervolgens transformeert en modelleert het deze gegevens om ze geschikt te maken voor analyse. Daarna visualiseert Power BI de gegevens in interactieve dashboards en rapporten, die gebruikers kunnen verkennen en analyseren.
Wat zijn de belangrijkste functies van Power BI?
Power BI biedt een breed scala aan functies die gebruikers in staat stellen om gegevens effectief te analyseren en te visualiseren. Enkele van de belangrijkste functies zijn onder andere:
- Gegevensverzameling en -integratie van verschillende bronnen
- Gegevensmodellering en -transformatie
- Visuele rapporten en dashboards
- Interactieve gegevensverkenning
- Geautomatiseerde gegevensverfrissing
Hoe werkt Power BI?
Power BI maakt gebruik van een veelzijdige set van tools en functies om gegevens efficiënt en effectief te analyseren. Het begint met het verzamelen en integreren van gegevens uit verschillende bronnen. Vervolgens kunnen gebruikers gegevensmodellering en transformatie uitvoeren om de gegevens bruikbaar te maken. Dit omvat het toevoegen van berekende kolommen, het filteren van gegevens en het maken van relaties tussen tabellen. Daarna kunnen gebruikers interactieve rapporten en dashboards maken om de gegevens te visualiseren en analyseren. In de blog “Aan de slag met power BI: Transformeer data naar waardevolle inzichten” gaan we dieper in op hoe jij Power BI kan implementeren in je organisatie.
Het belang van data-analyse (Power BI) in de financiële sector
Data-analyse speelt een essentiële rol in de financiële sector. Het stelt organisaties in staat om trends en patronen in hun financiële gegevens te identificeren, risico’s te beoordelen, kosten te optimaliseren en kansen te benutten. Door het gebruik van Power BI kunnen financiële professionals snel en effectief inzicht krijgen in hun gegevens waardoor dit ze in staat stelt om snel en accuraat betere beslissingen kunnen nemen en risico’s kunnen identificeren en beheersen.
Power BI bij HighQ
Gegevens analyses zijn noodzakelijk om in te spelen op bepaalde kansen en risico’s. Aan de hand van concurrerende analyses of rapportages van operationele patronen kan een organisatie het voordeel halen uit een gegevensstrategie als manier om de organisatiegroei te realiseren.
Volgens HighQ is groei realiseerbaar als iedere organisatie werkt volgens het zogenaamde Plan, Do, Check, Act systeem.
Iedere organisatie heeft bepaalde doelstellingen of KPI’s. Dit is het beoogde plan voor de organisatie. Vaak gaat na de formulering van bepaalde doelstellingen of KPI’s de primaire bedrijfsvoering door, maar wordt de voortgang van de doelstellingen of KPI’s niet optimaal gemonitord. Door middel van een goed ingerichte BI-tool krijgt u de doelstellingen en KPI’s inzichtelijk. Hiervoor is een KPI-dashboard noodzakelijk. Als we het monitoren en beheersen van de KPI’s en doelstellingen vertalen naar het Plan, Do, Act, Check systeem, ziet het er als volgt uit.
Voordelen van Power BI
Er zijn verschillende Bi-tools beschikbaar voor organisaties. Maar waarom kiest HighQ voor Power Bi? Met Power Bi kunt u verbinding maken met gegevens en deze gegevens vormgeven. Uiteindelijk kunt u van deze gegevens bepaalde rapportages maken. Daarnaast is Power Bi één van de meest gebruiksvriendelijke en goedkoopste BI-softwaresystemen. De voordelen van BI zijn:
Top 6 voordelen van Power BI
- Power Bi is geïntegreerd met alle Microsoft-applicaties. Power Bi is bijvoorbeeld naadloos geïntegreerd met Microsoft Excel. Hierdoor is de werkwijze overeenkomstig met Excel en is het een gebruiksvriendelijk systeem. Daarnaast zijn alle soorten documenten van Microsoft te implementeren in Power Bi.
- Overzichtelijk rapportages/visualisaties maken van de betreffende informatie. Data kan makkelijk en snel worden geanalyseerd
- Power Bi is overal beschikbaar. Power Bi is zowel op de laptop, smartphone als tablet te openen. De data is altijd en overal beschikbaar.
- Data, dashboards en rapportages zijn makkelijk te delen met anderen. Dit kan lokaal, hybride of in de cloud.
- Power Bi is ‘relatief’ goedkoop in vergelijk met andere BI-softwaresystemen.
- Door Power BI kan je besparen op andere licenties. Alles is geïntegreerd waardoor bedrijfssystemen als financiële- en ERP systemen niet meer nodig zijn.
Tips & Tricks voor Power BI
Als je alles uit Power BI wilt halen dan vergt dat tijd en ervaring. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen is het dan ook verstandig om gespecialiseerde cursussen te volgen. Bij Highq geven we regelmatig een training voor Power BI om bekend te worden met het opstellen van dashboards en rapporten.
Wil jij nou aan de slag gaan met Power BI maar weet je niet precies hoe en wat? In onze blog “aan de slag met Power BI, tips & trucs” staan een aantal tips vanuit technisch en business perspectief. Lees de blog “hier”.
Implementatie voor Power BI
Zoals al eerder benoemt kiest HighQ voor Power BI implementatie met gebruik van het PDCA-model. Groei is realiseerbaar als iedere organisatie werkt volgens het Plan, Do, Check, Act systeem. Zo worden KPI’s SMART geformuleerd, wordt het dashboard ingericht, monitoren van proces en resultaten en als laatste wordt er geanalyseerd en bijgestuurd waar nodig is om alle KPI’s te halen. Hieronder staan de vier onderdelen van het PDCA-model verder toegelicht.
Plan – KPI’s formuleren
In organisaties worden KPI’s geformuleerd vanuit de missie, visie en strategische doelstellingen. Om de KPI’s te toetsen moeten er prestatie-indicatoren worden gesteld aan de strategische doelstellingen. Daarom kan het management de organisatie alleen bijsturen indien er prestatie-indicatoren aanwezig zijn, omdat op deze wijze getoetst wordt of de doelstellingen behaald worden.
Maar hoe stelt u KPI’s eigenlijk op? HighQ stelt een aantal tips op voor het opstellen van KPI’s:
- Het SMART formuleren van KPI’s.
- Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s.
- Het continu monitoren van de KPI’s.
- Stel je KPI’s geregeld bij.
- Niet te veel KPI’s opstellen.
Het SMART formuleren van de KPI’s:
De letters van SMART staan voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Hieronder staan de SMART-eisen verder toegelicht.
-Specifiek: De doelstelling moet duidelijk geformuleerd zijn, waarbij het duidelijk is waarnaar er verwezen wordt. Een doelstelling dient nauwkeurig en concreet omschreven te worden.
-Meetbaar: Een doelstelling moet meetbaar zijn. Er moet namelijk gemeten worden of de doelstelling behaald wordt of tussentijds bijgestuurd moet worden.
-Acceptabel: Om het personeel te motiveren, moet de doelstelling of norm acceptabel zijn voor de betrokkenen.
-Realistisch: Een KPI moet realistisch zijn. Wanneer een KPI niet realistisch is, werkt het demotiverend voor de betrokkenen.
-Tijdsgebonden: Om te kunnen monitoren en te kunnen bijsturen moet een KPI tijdsgebonden zijn. In de doelstelling moet namelijk worden aangegeven op welk termijn een bepaald doel gehaald moet worden.
Kijk naar het verleden voor het opstellen van KPI’s:
Om de KPI’s SMART te kunnen formuleren, moet er gekeken worden naar het verleden.Op basis van de informatie uit het verleden kan er ingeschat worden of een KPI haalbaar en/of acceptabel is. De historische gegevens geven namelijk een goedinzicht in de resultaten tot nu toe.
Het continu monitoren van de KPI’s en het bijstellen van KPI’s:
Of een KPI echt werkt weet u als Manager of CFO pas als u er mee aan de slag gaat.Na een paar weken is het nog niet te bepalen of een KPI werkt. Hierdoor wordt er vaak per kwartaal gekeken naar een bepaalde KPI. Na een kwartaal heeft een organisatie een duidelijk beeld van de status van de betreffende organisatie. Indien nodig moet een KPI worden bijgesteld.
Ook als de focus binnen de organisatie verandert moeten KPI’s meeveranderen. Er moet dus gekeken worden of de functie van de huidig KPI bij de nieuwe organisatiestrategie behouden wordt.
Niet te veel KPI’s:
Het nadeel van te veel KPI’s is dat het overzicht wordt verloren. Hierdoor kunnen KPI’s averechts met elkaar werken. Vaak is er een streven naar maximaal zes KPI’s per afdeling.
Do: Kpi dashboard inrichten
Een KPI-dashboard is een methode om KPI’s te visualiseren. De belangrijkste eigenschappen van een goed KPI-dashboard zijn overzicht, meetbaarheid en flexibiliteit van het dashboard. Hiervoor zijn BI-tools, zoals Power BI, uitermate geschikt. Hieronder is een voorbeeld van een KPI-dashboard te zien.
1. Overzichtelijk
Een KPI-dashboard dient overzichtelijk te zijn. Dit houdt in dat er niet meerinformatie te zien is, anders dan nodig is voor de sturing van de organisatie. Less is more. Om het overzicht te bewaren, is de indeling uit de bovenstaande afbeelding gebaseerd op de vier perspectieven van de balanced scorecard een goede structuur.
2. Meetbaarheid
KPI’s zijn indicatoren die zijn gelinkt aan de kritische succesfactoren (KSF’s) van een organisatie. KPI’s maken KSF’s meetbaar. De kracht van een KPI-dashboard is dat de belangrijkste KPI’s direct inzichtelijk zijn voor het management, zodat er direct inzicht verkregen kan worden in de status van de organisatie.
3. Flexibiliteit
Een KPI-dashboard kan flexibel worden opgebouwd. Dit houdt in dat gegevens worden ingeladen, waarna deze in verschillende combinaties kan worden gevisualiseerd. Zo is het mogelijk interacties tussen bepaalde overzichten in- of uit te schakelen en veranderen visualisaties direct wanneer wordt gefilterd op bijvoorbeeld een bepaalde periode, productsoort of regio.
Check
Deze fase betreft het continu monitoren van de KPI’s en het toetsen van de resultaten. Het continu monitoren van de risico’s, kansen en KPI’s is erg belangrijk. Met behulp van het KPI-dashboard kan het management continu toetsen of de KPI’s beheerst worden.
Act
Indien het management in het KPI-dashboard constateert dat diverse KPI’s niet behaald worden of dat diverse risico’s niet beheerst worden, begint het proces weer bijstap één. Op deze manier kan het management bijsturen waar dat nodig is, zodat de organisatie ‘in control’ blijft en de KPI’s behaald worden.
Meer informatie?
Bent u na het lezen van deze blog benieuwd naar uw mogelijkheden op het gebied van dashboarding of wilt u meer te weten komen over deze onze consultancy diensten? Neem dan direct contact met ons op. De consultants van HighQ kunnen u meer vertellen over deze onderwerpen.
Wij zijn bereikbaar op 0348 460 411 en via info@highq.nl.
