Purchase to pay proces: wat is het en waarom is het zo belangrijk?

Op het eerste gezicht lijkt purchase to pay eenvoudig: een medewerker plaatst een bestelling, de goederen of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. Maar de praktijk wijst uit dat het purchase to pay proces veel complexer is dan deze ogenschijnlijke eenvoud doet vermoeden en dat fouten in dit proces de efficiëntie en tijdige vervulling van bedrijfsprocessen kunnen beïnvloeden. Wat is purchase to pay precies en hoe verloopt dit proces? En nog belangrijker, hoe kan je het purchase to pay proces automatiseren voor meer efficiëntie en nauwkeurigheid?

Wat is purchase to pay

Purchase to pay omvat het volledige proces van inkoopaanvraag tot betaling aan leveranciers. Dit proces omvat het bestellen van goederen of diensten, goedkeuringsprocessen, ordermatching, factuurverwerking en uiteindelijk de betaling aan leveranciers. Met een purchase to pay oplossing wordt elke inkoopaanvraag gestroomlijnd door een gestructureerde route in het systeem. Deze oplossing verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid van het inkoop- en betalingsproces, minimaliseert handmatige taken en vermindert fouten, waardoor het risico op fouten wordt beperkt.

Veel organisaties worstelen met het optimaliseren en automatiseren van het purchase to pay proces, gezien de betrokkenheid van meerdere afdelingen en personen, zoals Inkoop, Finance en medewerkers die declaraties indienen of inkoopaanvragen doen. Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces dat gevoelig is voor menselijke fouten.

De sleutel tot een optimaal purchase to pay proces begint bij een nauwkeurige inkoopadministratie. Het is belangrijk om te controleren of jouw crediteurenadministratie voldoet aan de huidige eisen en of facturen tijdig en correct worden verwerkt om onnodige betalingen te voorkomen. Het elektronisch uitwisselen en verwerken van documenten zoals orderbevestigingen, pakbonnen en facturen speelt hierbij een cruciale rol.

Een effectieve order– en contractenadministratie is cruciaal voor het succes van het purchase to pay proces. Het optimaliseren van kosten en het automatiseren van het beheer van facturen gerelateerd aan overeenkomsten in contracten zijn essentieel. Efficiëntie optimaliseren in het inkoopproces vereist de juiste digitalisering, automatisering en goed opgeleide medewerkers. HighQ biedt ondersteuning bij het organiseren en automatiseren van het gehele purchase to pay proces, inclusief opleiding en coaching van medewerkers. Onze ervaren professionals kunnen ook als projectleider optreden binnen dit project.

De purchase to pay processen uitgelegd

Het P2P-proces kan worden onderverdeeld in verschillende stappen die elk cruciaal zijn voor het succesvol voltooien van een inkoopreis.

Inkoopbehoeften identificeren: Dit is het begin van het proces waarin de organisatie haar inkoopbehoeften identificeert. Dit kan het gevolg zijn van interne aanvragen of externe factoren zoals veranderende marktomstandigheden.
Leveranciersselectie: Zodra de behoeften zijn geïdentificeerd, moet de organisatie geschikte leveranciers selecteren. Dit omvat het evalueren van verschillende aspecten, zoals prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid en leveringstijden.
Offertes aanvragen: Nadat de leveranciers zijn gekozen, is het noodzakelijk om offertes aan te vragen om de beste prijzen en voorwaarden te verkrijgen. Dit proces omvat het communiceren met de leveranciers en het verzamelen van de benodigde informatie voor een weloverwogen beslissing.
Bestelling plaatsen: Zodra de offertes zijn ontvangen, kan de organisatie beslissen welke leverancier zij verkiest en een bestelling plaatsen. Dit omvat het opstellen van een officieel document dat alle details van de bestelling bevat, zoals productomschrijvingen, aantallen en prijzen. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de levering binnen de afgesproken termijn plaatsvindt om aan de vraag van de handelspartner te voldoen.
Ontvangst van goederen: Nadat de bestelling is geplaatst, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de goederen correct worden ontvangen en overeenkomen met wat is besteld. Dit zorgt voor nauwkeurige voorraadbeheer en vermijdt mogelijke fouten of geschillen.
Factuurverwerking en betaling: Zodra de goederen correct zijn ontvangen, kan de factuurverwerking en betaling plaatsvinden. Dit omvat het controleren van de factuur tegen de bestelling en de ontvangst van goederen, het goedkeuren van de betaling en het beheren van eventuele afwijkingen of disputen.

Purchase to Pay proces: Een overzicht

Het gehele purchase to pay-proces kan worden samengevat in een gestroomlijnde workflow die ervoor zorgt dat elke stap nauwkeurig wordt uitgevoerd. Hier is een overzicht van het P2P-proces:

Inkoopbehoeften identificeren
Leveranciersselectie
Offertes aanvragen
Bestelling plaatsen
Ontvangst van goederen
Factuurverwerking en betaling

Elektronische inkoopoplossingen bestaan vaak uit meerdere systemen die samenwerken om verschillende stappen van het purchase to pay-proces te automatiseren. Dit minimaliseert handmatige gegevensinvoer, vermindert de kans op fouten en stroomlijnt de factuurverwerking.

Dit gestructureerde proces biedt organisaties de mogelijkheid om grip te krijgen op hun inkoopactiviteiten en zorgt voor een efficiënte en gecontroleerde uitvoering van elke stap.

Waarom zou je purchase to pay automatiseren?

Het automatiseren van het purchase to pay-proces biedt verschillende voordelen voor organisaties. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom automatisering de moeite waard is:

Efficiëntie: Door het gebruik van geautomatiseerde workflows en e-procurement systemen kunnen organisaties de tijd en moeite die nodig is voor handmatige taken aanzienlijk verminderen. Dit leidt tot verbeterde processnelheid en betere gebruik van middelen.
Nauwkeurigheid: Automatisering helpt bij het verminderen van menselijke fouten en zorgt voor een hogere mate van nauwkeurigheid in het hele proces. Elektronische factuurverwerking minimaliseert discrepanties tussen bestellingen, ontvangst van goederen en facturen, waardoor tijd en geld wordt bespaard.
Kostenbesparing: Door het stroomlijnen van het inkoopproces en het verminderen van handmatige taken, kunnen organisaties kosten besparen. Minder tijd besteed aan administratieve taken betekent meer tijd voor strategische inkoopbeslissingen en onderhandelingen met leveranciers. Integratie van een ERP-systeem met purchase to pay oplossingen kan verdere kostenbesparingen en optimalisatie opleveren.
Betere controle: Met automatisering kunnen organisaties een betere controle hebben over het inkoopproces. Software kan autorisatieworkflows opzetten, waardoor het risico op ongeautoriseerde aankopen wordt verminderd en de naleving van interne en externe regelgeving wordt gewaarborgd.

Whitepaper: De 10 valkuilen binnen P2P (Purchase to pay)

In onze whitepaper ‘De 10 valkuilen binnen P2P’ krijg je duidelijkheid over het optimaliseren van jouw Purchase-to-Pay proces.

Whitepaper HighQ - de 10 valkuilen binnen p2p

Lees meer over de whitepaper

Hoe brengt HighQ purchase to pay verder?

Bij HighQ kijken we verder. Vaak zit er veel geld vast in werkkapitaal en zijn purchase to pay processen niet geoptimaliseerd. Het hebben van financiële ruimte is een kostbaar goed en kan bijdragen aan de verdere groei van je organisatie. De HighQ consultants staan daarom voor je klaar om jouw organisatie te voorzien van de juiste inzichten in je cashflow. Onze professionals komen graag bij je aan tafel om je te ondersteunen bij het uitvoeren van een cashflow analyse, het identificeren van verbeter gebieden (inclusief quick wins!) en het opstellen van een concreet actieplan om de verbeteringen te realiseren. Zo brengt HighQ Purchase to Pay verder!